¿Cómo realizar una Liquidación de Giros?

Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitirte gestionar la liquidación de giros de dinero, mediante el registro, la revisión y la validación de la información relacionada con los montos entregados y los movimientos asociados al trámite. A través de este proceso, podrás consultar los datos del giro, verificar la información correspondiente y registrar los documentos de respaldo necesarios para justificar el uso o la entrega de los fondos.

Prerrequisitos

Usuario con acceso al sistema

Acceso al módulo de Kiosco

La entidad debe tener un giro asociado

El giro debe encontrarse en estado “Desembolsado”

¿Cómo realizar una Liquidación de Giros?

Ingresar al módulo de Kiosco / Trámites / Liquidaciones Giros
Presionar el botón de Agregar
Se deben completar los campos requeridos
1. Entidad: Este menú es un modal que desplegará una lista de funcionarios, permitiendo al usuario seleccionar su código de usuario
2. No. Liquidación: Campo no editable. El sistema asignará un consecutivo ascendente conforme se incluyan las liquidaciones
3. No. Giro: Este menú es un modal que le permite al usuario visualizar los giros de dinero pendientes de liquidar y que se encuentren en estado aplicado
4. Aplicar Devolución Total: Este menú le permite al usuario realizar la liquidación completa de los giros de dinero en efectivo o por transferencia, o en caso de no haber utilizado el dinero, realizar la devolución total
5. No. Depósito: Campo para registrar el número de depósito correspondiente
6. Estado: Este campo está asociado al proceso de Workflow o autorizaciones que solicita el sistema
7. Moneda: Este combo detalla un listado de monedas en las cuales se puede realizar la liquidación de los giros
8. Fecha: Este campo cuenta con un calendario donde el usuario puede seleccionar la fecha de la liquidación, la cual debe ser igual o posterior a la fecha del giro de dinero
9. Tipo de Cambio: El sistema asignará automáticamente el tipo de cambio del día según la fecha seleccionada
10. Monto Total Liquidado: Campo no editable que permite visualizar un consolidado del total liquidado asignado a las líneas de gasto
Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic en el registro
Ir a la Cejilla Cierre de Gira, está habilitada para visualizar los gastos registrados y la información correspondiente al cierre de la gira
Ir a la Cejilla Detalle Gastos, está habilitada para visualizar y gestionar las líneas de gastos asociadas a la liquidación del giro de dinero
1. Duplicar línea: Si necesitas copiar la información de una línea de gasto registrada, presiona el botón Procesos y selecciona la opción Duplicar línea. Esta opción te permite generar una copia de la línea seleccionada para facilitar el registro de gastos similares
2. Verificar el impuesto de venta: Selecciona la línea de gasto que deseas revisar y verifica que los viáticos no tengan impuesto de venta aplicado. Si identificas que una línea tiene un impuesto configurado, dirígete a la sección Montos, ubica el campo Impuesto venta y selecciona la opción Exento. Finalmente, presiona el botón Actualizar para guardar los cambios realizados
Ir a la Cejilla Devolución, está habilitada para registrar y consultar la información relacionada con la devolución de los fondos que no fueron utilizados durante la ejecución del giro de dinero
1. Presionar el botón de Agregar
2. Completar los campos requeridos
  1. No. Compañía: Permite identificar la compañía a la que corresponde la devolución de dinero
  2. Consecutivo: Muestra el número consecutivo asignado automáticamente por el sistema para identificar el registro de la devolución
  3. No. Liquidación: Permite identificar la liquidación del giro de dinero a la que está asociada la devolución
  4. No. Cuenta bancaria: Indica la cuenta bancaria relacionada con la devolución de los fondos
  5. Descripción: Permite visualizar o ingresar una descripción que detalle el motivo de la devolución del dinero
  6. No. Depósito: Permite registrar o consultar el número de referencia del depósito realizado para devolver los fondos no utilizados
  7. Monto Depósito: Indica el importe de dinero que se devuelve mediante el depósito
  8. Moneda: Permite identificar la moneda en la que se realiza la devolución del dinero
  9. Estado notificación: Permite consultar el estado de la notificación relacionada con la devolución de dinero
  10. Observación: Permite ingresar información adicional o comentarios relacionados con la devolución de los fondos
  11. Fecha: Indica la fecha en que se registra la devolución del dinero
3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
4. Importante: Actualizar el Detalle de Gastos después de registrar una devolución
5. Cuando realices una devolución de dinero por fondos que no fueron utilizados en su totalidad, debes actualizar la información de la Cejilla Detalle Gastos para que el monto registrado corresponda únicamente al dinero utilizado. Este paso es necesario para que el sistema pueda validar correctamente los importes durante el proceso de autorización de la liquidación. Para realizar esta actualización, sigue estos pasos:
  1. Ingresa a la Cejilla Detalle Gastos
  2. Selecciona la línea de gasto en la que no se utilizó la totalidad del dinero asignado
  3. Dirígete a la sección Montos y ubica el campo Subtotal
  4. Ingresa el monto que realmente utilizaste en el gasto
  5. Presiona la tecla Enter para que el sistema reconozca el importe ingresado y actualice los demás campos correspondientes
  6. Presiona el botón Actualizar para guardar los cambios.
6. Ejemplo: Si solicitaste un giro de B/. 25.00 y únicamente utilizaste B/. 15.00, debes registrar la devolución de los B/. 10.00 restantes en la Cejilla Devolución. Posteriormente, en la Cejilla Detalle Gastos, debes actualizar el campo Subtotal de la línea correspondiente y cambiar el monto de B/. 25.00 a B/. 15.00. De esta manera, el sistema podrá identificar correctamente los B/. 15.00 utilizados y los B/. 10.00 devueltos, manteniendo la información de la liquidación consistente.
Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
  1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
  2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en D = DENEGADO
  3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su solicitud y que después de eso reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en P = EN REGISTRO
3. Digite una breve justificación
4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
5. Nota: El usuario que realiza la solicitud del Giro de Dinero únicamente debe efectuar la primera aprobación, seleccionando la opción de respuesta “Autorizado”. Las siguientes aprobaciones serán realizadas por los encargados correspondientes, según el workflow configurado para el proceso. Estos usuarios podrán utilizar las opciones “Autorizado”, “No Autorizado” o “Corregir”, de acuerdo con la revisión realizada a la solicitud
Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
2. Seleccionar el tipo de documento
3. Completar el campo Resumen del Documento
4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
5. Seleccione el documento
6. Se debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
Ir a la Cejilla Detalle Liquidación, está habilitada para consultar y visualizar el reporte con el detalle de la liquidación del giro de dinero, permitiéndote revisar la información registrada sobre los gastos asociados al trámite
Ir a la Cejilla Cierre Giro, está habilitada para consultar y visualizar el reporte de cierre del giro de dinero, donde podrás verificar la información relacionada con el cierre del trámite

Aclaraciones

Si se necesita registrar dos facturas dentro de la misma línea registrada en el giro de dinero, se puede duplicar la línea utilizando el botón Duplicar Línea, siempre y cuando el monto total de las líneas duplicadas sea igual al monto total de la línea original del giro de dinero.

Si no actualizas correctamente el detalle de gastos después de registrar la devolución, el sistema podría impedirte continuar con las autorizaciones debido a diferencias entre los montos registrados y el presupuesto de la liquidación. En ese caso, verifica que el gasto refleje el importe realmente utilizado y que la devolución corresponda al saldo no utilizado.

Una vez aplicado el reintegro, no se podrá reversar el movimiento. Cualquier corrección deberá realizarse manualmente en los módulos correspondientes.

Para seleccionar el número de giro de dinero, el usuario debe dar clic en la palabra subrayada del campo correspondiente, para que el sistema despliegue una lista donde podrá visualizar el detalle de todos los giros de dinero pendientes de liquidar.

Es importante indicar que la liquidación de un documento tipo giro de dinero realiza automáticamente un registro en el auxiliar para aplicar el saldo de la liquidación al documento por cobrar del solicitante inicial, actualizando o cancelando el saldo pendiente generado con el desembolso inicial.

Aplicación en el auxiliar

Ingrese al módulo de Cuentas por Cobrar / Transacciones / Relaciones
Busque la relación de CXC
Dar click en la relación
Ir a la Cejilla Documentos y revisar los documentos
Revisar los reportes correspondientes
Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
  1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
  2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en D = DENEGADO
  3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su solicitud y que después de eso reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en P = EN REGISTRO
3. Digite una breve la justificación
4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
Si el monto del reintegro es inferior al monto del giro de dinero, el sistema genera una relación con un documento en bancos. Este documento no genera asiento contable; sin embargo, debe aplicarse para que afecte correctamente el auxiliar de la cuenta bancaria.
Ingrese al módulo de Bancos / Transacciones / Relaciones
Busque la relación de Bancos
Dar click en la relación
Ir a la Cejilla Documentos y revisar los documentos
Revisar los reportes correspondientes
Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
  1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
  2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en D = DENEGADO
  3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su solicitud y que después de eso reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en P = EN REGISTRO
3. Digite una breve la justificación
4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN

Permisos

Estos son los permisos disponibles

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-INS     Agregar en Reintegro de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-DEL    Eliminar en Reintegro de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-SEL    Ingresar en Reintegro de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-EXP    Exportar en Reintegro de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-UPD    Actualizar en Reintegro de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-INS     Agregar en Reintegro de Caja Chic

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-IMP     Reporte / Imprimir en Reintegro de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-INS     Registrar Documentos en Vales de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-AUT    Autorización Workflow en Vales de Caja Chica

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-IMP    Cierre de Giro

CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-SEL    Firmar

Procesos relacionados

TRÁMITES