Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Kiosco
• La entidad debe tener un giro asociado
• El giro debe encontrarse en estado “Desembolsado”

¿Cómo realizar una Liquidación de Giros?

1. Ingresar al módulo de Kiosco / Trámites / Liquidaciones Giros
2. Presionar el botón de Agregar
3. Se deben completar los campos requeridos
   1. Entidad: Este menú es un modal que desplegará una lista de funcionarios, permitiendo al usuario seleccionar su código de usuario
   2. No. Liquidación: Campo no editable. El sistema asignará un consecutivo ascendente conforme se incluyan las liquidaciones
   3. No. Giro: Este menú es un modal que le permite al usuario visualizar los giros de dinero pendientes de liquidar y que se encuentren en estado aplicado
   4. Aplicar Devolución Total: Este menú le permite al usuario realizar la liquidación completa de los giros de dinero en efectivo o por transferencia, o en caso de no haber utilizado el dinero, realizar la devolución total
   5. No. Depósito: Campo para registrar el número de depósito correspondiente
   6. Estado: Este campo está asociado al proceso de Workflow o autorizaciones que solicita el sistema
   7. Moneda: Este combo detalla un listado de monedas en las cuales se puede realizar la liquidación de los giros
   8. Fecha: Este campo cuenta con un calendario donde el usuario puede seleccionar la fecha de la liquidación, la cual debe ser igual o posterior a la fecha del giro de dinero
   9. Tipo de Cambio: El sistema asignará automáticamente el tipo de cambio del día según la fecha seleccionada
   10. Monto Total Liquidado: Campo no editable que permite visualizar un consolidado del total liquidado asignado a las líneas de gasto
4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic en el registro
6. Ir a la Cejilla Cierre de Gira, está habilitada para visualizar los gastos registrados y la información correspondiente al cierre de la gira
7. Ir a la Cejilla Detalle Gastos, está habilitada para visualizar las líneas de gastos asociadas a la liquidación del giro
   1. Presionar el botón de Procesos y seleccionar la opción Duplicar línea en caso de requerir copiar la información de una línea de gasto registrada 
8. Ir a la Cejilla Devolución, está habilitada para registrar y visualizar la información relacionada con las devoluciones asociadas a la liquidación del giro
   1. Presionar el botón de Agregar
   2. Completar los campos requeridos
   3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
9. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   5. Nota: El usuario que realiza la solicitud del Giro de Dinero únicamente debe efectuar la primera aprobación, seleccionando la opción de respuesta “Autorizado”. Las siguientes aprobaciones serán realizadas por los encargados correspondientes, según el workflow configurado para el proceso. Estos usuarios podrán utilizar las opciones “Autorizado”, “No Autorizado” o “Corregir”, de acuerdo con la revisión realizada a la solicitud
10. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud 
11. Ir a la Cejilla Detalle Liquidación, está habilitada para visualizar el reporte de la liquidación del giro
12. Ir a la Cejilla Cierre Giro, está habilitada para visualizar el reporte del cierre de gira

Aclaraciones

1. Si se necesita registrar dos facturas dentro de la misma línea registrada en el giro de dinero, se puede duplicar la línea utilizando el botón Duplicar Línea, siempre y cuando el monto total de las líneas duplicadas sea igual al monto total de la línea original del giro de dinero.
2. Una vez aplicado el reintegro, no se podrá reversar el movimiento. Cualquier corrección deberá realizarse manualmente en los módulos correspondientes.
3. Para seleccionar el número de giro de dinero, el usuario debe dar clic en la palabra subrayada del campo correspondiente, para que el sistema despliegue una lista donde podrá visualizar el detalle de todos los giros de dinero pendientes de liquidar.
4. Es importante indicar que la liquidación de un documento tipo giro de dinero realiza automáticamente un registro en el auxiliar para aplicar el saldo de la liquidación al documento por cobrar del solicitante inicial, actualizando o cancelando el saldo pendiente generado con el desembolso inicial.

Aplicación en el auxiliar

1. Ingrese al módulo de Cuentas por Cobrar / Transacciones / Relaciones 
2. Busque la relación de CXC
3. Dar click en la relación
4. Ir a la Cejilla Documentos y revisar los documentos
5. Revisar los reportes correspondientes
6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
7. Si el monto del reintegro es inferior al monto del giro de dinero, el sistema genera una relación con un documento en bancos. Este documento no genera asiento contable; sin embargo, debe aplicarse para que afecte correctamente el auxiliar de la cuenta bancaria.
8. Ingrese al módulo de Bancos / Transacciones / Relaciones 
9. Busque la relación de Bancos
10. Dar click en la relación
11. Ir a la Cejilla Documentos y revisar los documentos
12. Revisar los reportes correspondientes
13. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
       1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
       2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
       3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-INS     Agregar en Reintegro de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-DEL    Eliminar en Reintegro de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-SEL    Ingresar en Reintegro de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-EXP    Exportar en Reintegro de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-UPD    Actualizar en Reintegro de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-INS     Agregar en Reintegro de Caja Chic
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-IMP     Reporte / Imprimir en Reintegro de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-INS     Registrar Documentos en Vales de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-AUT    Autorización Workflow en Vales de Caja Chica
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-IMP    Cierre de Giro
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-SEL    Firmar