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Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitirte registrar y gestionar una solicitud de gira para realizar actividades laborales fuera de las instalaciones de la organización. A través de esta solicitud, podrás ingresar la información relacionada con el motivo de la gira, el lugar de destino, las fechas, los funcionarios participantes y los demás datos requeridos para su trámite. Una vez registrada, la solicitud podrá continuar con el proceso de revisión y autorización correspondiente. Además, este registro permite organizar y dar seguimiento a las giras programadas y, cuando corresponda, gestionar los recursos económicos necesarios para cubrir los gastos asociados, como los viáticos y otros gastos autorizados.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Kiosco
  • Tener creados los países
  • Tener creados los funcionarios
  • Tener creadas las Unidades ejecutoras
  • Tener la meta creada, la cual debe estar asociada a la unidad ejecutora
  • Tener configurados los devengos
  • Tener configurados los gastos por giras
  • Tener configurados las tarifas por kilometraje
  • Tener configurados los viáticos por país 
  • Debe contar con la apertura de fondo, la cual debe estar previamente parametrizada en el módulo de Cajas Chicas, antes de la confección de la gira y del giro de dinero correspondiente

¿Cómo registrar una Solicitud de Gira?

  1. Ingrese en el módulo de Kiosco / Trámites / Solicitud de Gira
  2. Se debe presionar el botón de Agregar
  3. Se debe completar los campos requeridos
    1. La sección Programación gira, está habilitado para registrar y visualizar la información general de la gira, como fechas, motivo, tipo de giro, moneda, país, funcionario y demás datos necesarios para la confección de la solicitud
    2. La sección Información financiera, está habilitada para está habilitada para registrar y visualizar los datos financieros asociados a la solicitud de gira, como unidad ejecutora, meta y devengo
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic 
  6. Ir a la Cejilla Detalle Visitas, está habilitada para registrar la información relacionada con los lugares a visitar durante la gira, fechas y horas de salida y regreso, así como los datos de kilometraje y transporte asociados a la solicitud
    1. Se debe presionar el botón de Agregar 
    2. Se deben completar los campos requeridos
    3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro 
  7. Ir a la Cejilla Detalle Gastos, está habilitada para registrar los gastos asociados a la gira
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los campos requeridos
    3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro 
  8. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    5. Nota: El usuario que realiza la solicitud del Giro de Dinero únicamente debe efectuar la primera aprobación, seleccionando la opción de respuesta “Autorizado”. Las siguientes aprobaciones serán realizadas por los encargados correspondientes, según el workflow configurado para el proceso. Estos usuarios podrán utilizar las opciones “Autorizado”, “No Autorizado” o “Corregir”, de acuerdo con la revisión realizada a la solicitud
  9. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
  10. Ir a la Cejilla Solicitud, la cual está habilitada para que el funcionario pueda visualizar el reporte de la solicitud de gira
  11. Ir a la Cejilla Gastos, la cual está habilitada para que el funcionario pueda visualizar el reporte de los gastos asociados a la solicitud de gira

Aplicación en el auxiliar 

  1. Tiene integración con consulta disponibles y reserva presupuestaria
  2. Tiene integración para consulta de cuentas contables de gastos

Aplicación contable

  1. No tiene integración y aplicación Contable

Aclaraciones

  1. El campo Tipo de cambio tomará el valor correspondiente al día en que se crea la gira. No se calculará según las fechas de la gira
  2. El botón Anular le permitirá al usuario revertir elementos asociados al registro de la solicitud de gira, como la reserva presupuestaria, y dejar sin efecto la solicitud para su uso
  3. Para giras internacionales, se incluirán automáticamente los gastos correspondientes, uno por cada día de visita, sin tomar en cuenta la hora
  4. Si el usuario indica que un servicio no puede utilizarse en giras internacionales, este no estará disponible para seleccionar en ese tipo de gira
  5. Si el usuario indica que un servicio puede utilizarse en giras internacionales, este estará disponible para seleccionar en ese tipo de gira
  6. Si un servicio tiene tipo de precio “Fijo”, el valor será de solo lectura durante la creación de la gira.
  7. Si un servicio tiene tipo de precio “Variable”, el valor podrá ser editado durante la creación de la gira.
  8. Cuando se inserte una línea automática o manual, se consultará la cuenta presupuestaria de acuerdo con el artículo, la meta del gasto y el devengo del encabezado.
  9. Si al construir el encabezado de la gira y calcular los gastos automáticos según la unidad ejecutora y la meta no existe presupuesto suficiente, el sistema mostrará un “No” en el campo Tiene presupuesto para cada gasto correspondiente.
  10. Cada vez que se actualicen los gastos de una gira, también se actualizará el encabezado, recalculando las cantidades de desayuno, almuerzo, cena, hospedaje y los montos totales.
  11. Cada vez que se incluya una línea en el detalle de gastos, el sistema consultará el presupuesto asociado. Si el presupuesto es suficiente, se insertará el monto local correspondiente en la reserva presupuestaria.
  12. Si el presupuesto no es suficiente para una línea, el sistema mostrará un “No” en el gasto y el monto autorizado será igual a 0.
  13. Cada vez que el usuario actualice la cantidad solicitada, también se actualizará la reserva presupuestaria.
  14. Si el usuario ya se encuentra en la gira y requiere solicitar un gasto o visita adicional no contemplado en la solicitud original, deberá generar un vale nuevo y gestionarlo de forma independiente, sin relacionarlo a la gira.
  15. Para las líneas calculadas y de precio fijo, el usuario únicamente podrá editar la cantidad solicitada.
  16. Para las líneas manuales, el usuario podrá editar tanto el valor como la cantidad solicitada.
  17. En el detalle de visitas de la gira, las horas deberán registrarse en formato de 24 horas.
  18. Cuando se genere el vale o adelanto para la solicitud de gira, se actualizará automáticamente el campo No. vale o adelanto.
  19. Cuando se genere la liquidación para la solicitud de gira, se actualizará automáticamente el campo No. liquidación.
  20. Para el kilometraje:
    1. Si la gira es internacional, no se mostrarán campos relacionados con kilometraje.
    2. Si la gira es nacional, el kilometraje podrá incluirse y no será obligatorio.
  21. El usuario podrá seleccionar el tipo de vehículo, el tipo de combustible y la antigüedad. Con esta información, el sistema cargará automáticamente el valor por kilómetro.
  22. Cuando el usuario ingrese la cantidad de kilómetros recorridos, el sistema calculará automáticamente el total de kilometraje: valor por kilómetro × kilómetros recorridos.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-ANU   Anular solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-IMP    Reporte Detallado
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-IMP    Detalle de gastos para solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-INS    Agregar en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-DEL    Eliminar en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-SEL    Ingresar en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-EXP    Exportar en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-UPD    Actualizar en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-INS     Agregar en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-IMP    Reporte / Imprimir en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-AUT    Autorización Workflow en Encabezado de solicitud de gira
  • CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-INS    Registrar Documentos en Encabezado de solicitud de gira

Procesos relacionados