Introducción

Este proceso tiene como finalidad solicitar trámites administrativos en línea cambios de grupo o materias que se encuentra en Matricula formalizada que se encuentra cursando actualmente.

Prerrequisitos

• Tener la boleta prematricula debidamente formalizada con su pago de contado o con aplicación del financiamiento institucional
• Hacer la solicitud en el periodo permitido para solicitar cambios en línea.
• Cumplir los requisitos y pre requisitos académicos del plan de estudios para hacer cambios de materia

Seleccionar el periodo del retiro

1. Ingrese en el módulo de Servicio al Estudiante 
2. Seleccionar los filtros de la sede, el año y el periodo que se desea retirar
3. Presionar clic el botón de BUSCAR para que se carguen la CEJILLA DE MATERIAS CURSANDO ACTUALMENTE y CEJILLA REPORTES

Cómo hacer el Cambio de Materia?

1. En la CEJILLA DE MATERIAS CURSANDO ACTUALMENTE, se puede observar el detalle de todas las MATERIAS CURSANDO ACTUALMENTE que se le puede hacer la solicitud de CAMBIO
2. Para gestionar el CAMBIO se debe presionar un clic en el botón de CAMBIAR MATERIA XXX (este botón SOLO se mostrará en el periodo permitido para solicitar cambios en línea, cuando se finalice este se ocultara de forma automática)
3. El botón de CAMBIAR activará la ventana en donde el sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación de si Está seguro(a) que desea CAMBIAR la materia XXXX?. 
   • Si la respuesta es NO el sistema cierra la ventana de confirmación  y no ejecuta proceso alguno.
   • Si la respuesta es SI el sistema activa la ventana para gestionar el trámite
4. En la ventana Cambios de Grupo y Materia  se debe realizar el siguiente procedimiento:
   1. Se debe completar los campos solicitados para justificar las razones del trámite y encender los indicadores siguientes que son requeridos para poder APLICAR el trámite. 
      • Confirmo que deseo cambiar esta materia y que el cambio podría generar un cobro que la universidad podrá aplicar.
      • Acepto que el retiro afectará directamente mi historial académico.
   2. Para hacer el cambio se debe hacer lo siguiente
      • En la sección que se muestra en la mano IZQUIERDA que se llama 1. Seleccione la materia a la que desea cambiar , se mostrarán la materias que se están cursando actualmente o que por requisitos se permiten hacer un cambio si que se hayan matriculado previamente, para indicar por cual se le hará el cambio se debe presionar un clic encima del nombre de la materia para que se active la sección a mano derecha.
      • En la 2. Seleccione el grupo de (XXXX) al que desea cambiar, se mostrarán los grupos de la materia que tiene cupo disponible para hacer el cambio de grupo. 
      • Para hacer el cambio se debe encender el indicador de selección que se muestra a mano izquierda del código de la materia y luego presionar clic en el botón de APLICAR para que el sistema gestione el proceso de validar requisitos y formalizar el cambio de MATERIA.
5. Si el proceso se aplica correctamente y no existen restricciones académicas, el sistema enviara el siguiente mensaje de confirmación Cambio procesado exitosamente.
6. Presione clic en el botón de ACEPTAR para que el sistema lo devuelva a la CEJILLA DE MATERIAS CURSANDO ACTUALMENTE y ya podrá observar que la materia cambiada se mostrará el grupo seleccionado y la materia por la cual se cambio NO se mostrará más

Aclaraciones

1. El botón de ACEPTAR ejecuta que el sistema registre el cambio de la MATERIA en el expediente académico, con esta inclusión aplicada el estudiante se mostrará en los registros de asistencia del grupo seleccionado.
2. Este trámite en línea generará automáticamente los ajustes financieros contables que se requieran para que los encargados financieros validen lo correspondientes a los pendientes financieros o diferencias en cobro producto del cambio de la MATERIA
3. Este trámite en línea esta sujeto a cobro administrativo si por política institucional se le habilita al sistema registrar un cargo financiero por aplicar la solicitud en línea.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles en la 

• Contar con un usuario activo en el sistema de la universidad
• Este proceso SOLO esta habilitado para ESTUDIANTES, los funcionarios ACADÉMICOS no pueden realizar estos procesos en el módulo Servicio al Estudiante.