Introducción

Este proceso del botón de OBTENER CONTRATOS tiene como objetivo ESTABLECER el proceso de comunicación de la integración de importar los contratos que se encuentran con el estado CONTRATO NOTIFICADO en los últimos 30 días en la plataforma de SICOP e incluirlos en la ventana de Consulta de Contratos SICOP

Al ejecutarse el proceso de importación si existe contratos con estado CONTRATO NOTIFICADO que no han sido registrados en el sistema serán incluidos automáticamente como una transacción nueva con el detalle de la información del CONTRATO NOTIFICADO para que el usuario observe los datos adjudicados en SICOP y proceda con los ajustes necesarios si se determinan el estado D= Diferencias o P = Actualizar proveedor, en caso contrario si el estado es R = Registro puede proceder con la aplicación de este.

Prerrequisitos

IMPORTAR CONTRATOS SICOP

1. SOLO se importara aquellos contratos que se encuentran con el estado en SICOP de CONTRATO NOTIFICADO en los últimos 30 días en la plataforma de SICOP  o de acuerdo a los filtros seleccionados por el usuario .

APLICAR CONTRATOS SICOP

1. SOLO se puede aplicar aquellos contratos que ya se le ha actualizado la información al proveedor.
2. Que el proveedor exista y se encuentre debidamente actualizado. 
3. Que la líneas de contrato se encuentre en alguna solicitud consolidada y que coincida con el mismo código de articulo SICOP. 
4. Que los montos de las líneas de contrato coincida con el monto de la reserva de la solicitud consolidada.
5. Si la solicitud se encuentra con el estado R = Registro, que NO tiene una alerta que requiere revisión del usuario.

Cómo importar el Contrato?

PASO DE PROCESO IMPORTACIÓN

1. Ingresar en el Módulo de Solicitudes y Compras / Transacciones / Compras SICOP / Contrato SICOP
2. Verificar que exista la nueva pantalla con los campos de filtrado acordados en el entregable
3. Verifique que exista un botón OBTENER CONTRATOS y presione un clic a este, espere que el sistema le muestre un mensaje de concluyo el proceso.
4. Verifique el sistema haya incluido en la ventana de Consulta de Contratos SICOP los nuevos contratos que estaban con el estado CONTRATO NOTIFICADO en los últimos 30 días en la plataforma de SICOP y que No se han importado.
5. Verificar que se muestre los contratos registrados en los últimos 30 días en la plataforma de SICOP o de acuerdo a los filtros seleccionados .
6. Valide y revise cada estado del contrato para proceder con su aplicación:
   • R = Registro, son todos aquellos contratos que está siendo registradas por medio de importación contratos y que NO tiene una alerta que requiere revisión del usuario.
   • A = Aplicado, son aquellos contratos que ya fueron APLICADOS y ya puede registrarse Entradas de Bienes y.
   • Estados que tiene una alerta que requiere revisión del usuario:
     • D= Diferencias, son aquellos contratos que están en el proceso de revisión por que tiene diferencias (monto o cantidades entre la Solicitud Consolidadas y el contrato)
     • P = Actualizar proveedor, son aquellos contratos que se requiere actualizar la información del proveedor, porque al importarlo algún campo se ha modificado en la ficha del proveedor. Por lo cual, se debe ir a la ficha y validar la información.
     • X = Sin solicitudes relacionadas, son aquellos contratos que se requiere hacer análisis para determinar porque el proceso no pudo mapear contra solicitudes de contrato. Las principales razones son:
       • Es un contrato por ampliación que requiere por su naturaleza hacer el mapeo de línea manualmente.
       • No coincide el código de articulo SICOP del contrato contra ninguna solicitud de contrato, porque se utilizó código de articulo SICOP diferente al que se genero en la solicitud de compra AVATAR. Esto puede ocurrir con las solicitudes de ampliación.

PASO DE REVISIÓN O AJUSTES

1. Ingrese al modulo de Solicitudes y Compras, menú Transacciones / Compras Sicop / Solicitudes Contrato Sicop
2. Seleccione una solicitud que se encuentre en estado C=Confirmada o E=Enviada Sicop y presione un clic para consultar el detalle de la transacción
3. Ingrese a la cejilla de ajustes presupuestarios y seleccione la línea que desea modificar.
4. Ingrese la opción del combo operación Traslado de unidades se mostrará en la Sección Inferior la ventana con el detalle de Líneas Consolidadas que tiene diferencias.
   1. Seleccione en la sección Inferior Líneas Consolidadas que desea aplicar un ajuste de diferencias
   2. Se debe seleccionar la unidad ejecutora ajustar
   3. Se puede usar los Filtros de búsqueda 
   4. Se debe seleccionar unidad ejecutora y meta que tenga disponibilidad y digitar el monto que trasladar a la contratación. Este paso y el anterior se se puede repetir hasta ajustar el 100% diferencia.
   5. Cada vez que se termina de digitar el monto el sistema automáticamente actualiza el campo de Clasificación de Diferencia Total, para que el usuario pueda observar el monto total que se ajustado preliminarmente antes de aplicar el ajuste final.
   6. Cuando se ajustado el total de la diferencia se debe por último se debe presionar clic en el botón de APLICAR AJUSTE
5. Valide que Sección Superior de Líneas Consolidadas
6. Valide si el Faltante se puso en N si el monto Total es igual que la Reserva.
7. Por ultimo presione un clic en el Combo de Operación y seleccione la opción de Históricos cambios

PASO DE PROCESO APLICACIÓN

El botón de APLICAR ejecuta el proceso de validación de cumplimiento de las reglas necesarias para que el contrato se le cambie el estado A = Aplicado y así se pueda iniciar el proceso de Entradas de Bienes y Servicios.  

Las validaciones del proceso se ejecutan en este orden:

1.  Que el proveedor exista y se encuentre debidamente actualizado. Si detecta problemas coloca el contrato con el estado P = Actualizar proveedor
2. Que la líneas de contrato se encuentre en alguna solicitud consolidada y que coincida con el mismo código de articulo SICOP. Si detecta problemas coloca el contrato con el estado X = Sin solicitudes relacionadas. Este proceso requiere que se revise las líneas del contrato.
3.  Que los montos de las líneas de contrato coincida con el monto de la reserva de la solicitud consolidada. Si detecta problemas coloca el contrato con el estado D= Diferencias. Este proceso requiere ajustes presupuestarios.
4. Si la solicitud se encuentra con el estado R = Registro, que NO tiene una alerta que requiere revisión del usuario.

Cada vez que se subasane algún punto anterior se debe siempre ejecutar el botón de APLICAR para que el proceso hága validación de cumplimiento, hasta que se hada el cambio del estado A = Aplicado

Permisos

• COM-CONTRATO-SICOP-APL    Botón Aplicar Contrato SICOP
• COM-CONTRATO-SICOP-DEL    Eliminar Contratos SICOP
• COM-CONTRATO-SICOP-IMP    Imprimir Contrato SICOP
• COM-CONTRATO-SICOP-INS    Registra Contratos SICOP
• COM-CONTRATO-SICOP-NOP    No Procesar Contrato SICOP
• COM-CONTRATO-SICOP-SEL    Consulta Contratos SICOP
• COM-CONTRATO-SICOP-UPD    Actualiza Contratos SICOP
• COM-CONTRATO-SICOP-WS    Interfaz Contratos SICOP