Las ordenes de compra tienen como propósito gestionar de manera controlada y eficiente el manejo de las Compras de servicios , suministros y activos . Dando continuidad a la información suministrada en la solicitud de Compra y asociando otros elementos fundamentales tales como asignación de proveedor y el compromiso que se adquiere con el , subtotal y impuestos .Proporcionando como resultado un manejo ordenado, responsable , transparente del proceso y el uso de la información .
REGLAS QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA QUE SE PUEDA CREAR UNA ORDEN DE COMPRA
Revisar que la solicitud de Compra se encuentre en estado autorizado.
El proveedor o suplidor del producto o servicio se encuentre debidamente empadronado en el sistema en el catalogo de proveedores.
Validar una ves que el proveedor o suplidor este debidamente registrado que cuente con los datos de la pestaña de devengo.
En la pestaña de devengo el proveedor o suplidor deberá tener asociado el devengo y la cuenta contable que corresponde al pasivo.
Validar que los impuestos se encuentren debidamente parametrizados en el modulo de control de ingresos.
Validar en el módulo de Presupuesto en el submenú precio de formulación el bien o servicio que se muestre incluido un precio para el año presupuestario que se está ejecutando.
Ingrese en el módulo de Compras en el menú Transacciones / Compra simplificada o pago por ecepción /Ordenes de Compra.
Seleccione el botón agregar y se desplegara un formulario donde se completara la información solicitada.
Proveedor , se seleccionara el numero de entidad con toda la información previamente incorporada en el catalogo de proveedores.
Tipo , se definirá si es una compra local o importada.
Fecha , fecha en la cual se esta realizando la compra solo se podar el mismo día ,no anteriores.
Moneda , el tipo de divisa que se va utilizar para la comprar .
El Tipo de cambio sera incorporado por el sistema asociado a la fecha que se incluya en el documento.
Observaciones , se podrá incorporar un detalle breve de la compra.
Se debe proceder a seleccionar el botón Agregar cuando toda la información del formulario este completa y el sistema generara 3 nuevas pestañas Detalle , Autorizaciones y Historial
Ingrese a la cejilla Detalle
Seleccione el botón agregar este desplegara una ventana donde se podrá seleccionar la Solicitud que se esta gestionado para la compra.
Tipo de Clasificación , seleccione el tipo de Clasificación Tributaria que corresponde a la compra.
Impuesto , seleccione el tipo de impuesto a afectar en la compra .
Identifique y seleccione la solicitud de compra que se va asociar a la orden de compra.
En la columna Total va incorporar el monto SUBTOTAL de la compra sin el impuesto , el sistema realizara el calculo del Impuesto , Costo Neto, Costo Grabado.
En el caso de monto exento, el usuario deberá seleccionar en el menú impuesto Exento y registrar el monto total el sistema realizara los cálculos respectivos .
Presione el Botón Agregar y Cerrar cuando se finalice el registro de la información.
Recomendación realice nuevamente una revisión de los datos y los cálculos, en caso de error se puede seleccionar la linea eliminarla y volver a gestionar los datos en la ventana de Datos disponibles al seleccionar el botón agregar.
4. Cejilla Autorización
a. Proceda con las autorizaciones respectivas , con una breve justificación .Continué con la secuencia de aprobaciones , que le permitan al documento estar en estado aprobado y listo para el siguiente paso de entrada de mercadería.
- No hay
Estos son los permisos disponibles
COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-INS Insertar Orden de compra simplificada
COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-SEL Seleccionar Orden de compra simplificada
COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-UPD Actualizar Orden de compra simplificada
COM-SOLICITUDES_SIMP-SEL Seleccionar Orden de compra simplificada
PRE-SOLICITUDES_SIMP-ANU Anular solicitudes de compras simplificadas