Introducción

Esta ventana permite generar la apertura de los diferentes fondos de trabajo de la compañía, para obtener el registro y control de las transacciones, principalmente en aquellas operaciones de manejo y control del efectivo (Vale), pago por transferencias (Adelantos-continuos) de los datos financieros y así llevar las trazabilidad de todos los registros utilizados en cada fondo de trabajo

Prerrequisitos

• Configuración del parámetro de Fondos de Trabajo
• Previamente la Jefatura inmediata de cada Fondo debe tener un expediente en Recursos Humanos
• Tener el disponible del fondo inicial de la cuenta de caja chica o cuenta bancaria
• El año y  periodo mensual deben estar configurados y activo para el registro
• Contar con los respectivos permisos para el registro de apertura de Fondo de Trabajo
• Que no exista otra apertura del fondo de trabajo en estado Registro, y Aplicada, para el mismo Fondo que se esta agregando.

¿Cómo Generar una Apertura de Fondo de Trabajo?

1. Ingrese en el módulo Cajas Chicas/ Procesos / Apertura de Fondos

2. Presionar el botón de Agregar y llene la información que la ventana le solicita.

3. Se debe completar los datos solicitados de la Cejilla
   1. La Sección de Fondos de Trabajo
      1. Se debe completar los datos solicitados
   2. La Sección de Configuración de Alertas
      1. Se debe completar los datos solicitados
   3. La Sección de  Finanzas del Fondo
      1. Se debe completar los datos solicitados

4. Presione el botón de Agregar 

5. Ir a la pestaña Fondos de caja (Aplica solo para los fondos de trabajo de efectivo, si es un fondo de trabajo de una cuenta bancaria pasar al paso 9)

6. Presionar el botón de Agregar 

7.  Llene la información que la ventana le solicita.

8. Presionar el botón de Agregar 

9. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado. (Este paso se realiza si necesita adjuntar algún documento, si no se necesita pasar al paso 10)
   
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
      
      1. Seleccionar el tipo de documento
      2. Completar el campo Resumen del Documento
      3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
      4. Seleccione el documento
   2. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
10. Ir a la Cejilla Datos Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
       
       1. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
          
          1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
          2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
          3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    2. Digite una breve la justificación
    3. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  

Aclaraciones

1. Al agregar la fecha de Apertura del Fondo de Caja, la fecha debe ser igual o posterior a la fecha actual
2. El usuario podrá definir un primer porcentaje que genere una alerta en el caso que el saldo de la caja chica llegue a dicho porcentaje
3. La cejilla de Vales o Adelantos se mostrará toda la gestión de los vales o adelantos para cada fondo de trabajo. Esta información será sólo de lectura y se consultara en las transacciones sobre los fondos de trabajo que se tienen actualmente en el sistema
4. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Caja, el usuario podrá seleccionar sólo las denominaciones que sean de la misma moneda de la cejilla General.
5. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Apertura y Cierre, el usuario verá el monto total que será el resultado de la operación Cantidad * Denominación.
6. El usuario no podrá crear el registro si no ingresa toda la información obligatoria
7. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Caja, el usuario no podrá editar el monto total del registro.
8. El fondo de trabajo solo se puede utilizar si esta en el estado de Aplicado
9. Si el fondo de trabajo se encuentra en estado Registro o Cerrado no podrá ser utilizado para ninguna transacción
10. Para cambiar el fondo a estado Cerrado ver proceso de Cerrar Fondo de Trabajo https://tutorial.avatarsys.app/caja-chica/fondos-de-trabajo/cierre-de-fondos-de-trabajo
11. Si el Fondo de trabajo se encuentra en Arqueo no podrá ser utilizado para ninguna
12. Si existe a otra apertura del fondo de trabajo en estado Registro, y Aplicada, para el mismo Fondo que se esta agregando no permite agregar el nuevo Fondo de Trabajo
     

Permisos

Estos son los permisos disponibles

CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-UPD  Actualizar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-SEL   Seleccionar el registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-INS   Insertar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-IMP   Imprimir al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-EXP  Exportar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-DEL  Eliminar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-AUT  Autorizar al registro
CXP-VALES-CAJA-SEL     Ingresar al registro de Vales de Caja Chica.
CXP-VALES-CAJA-EXP    Exportar vale
CXP-VALES-CAJA-UPD    Actualizar en el registro de Vales de Caja Chica.
CCC-FONDO-APERTURA-INS   Insertar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-DEL   Eliminar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-SEL   Seleccionar el registro
CCC-FONDO-APERTURA-EXP   Exportar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-UPS   Actualizar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-IMP   Imprimir al registro