Introducción

Prerrequisitos

• Configuración de los Gastos por Giras
• Configuración de Tarifas por Kilometraje
• Configuración de Viáticos por País
• Contar con los permisos de  usuario  necesarios,  los  cuales  serán  asignados  por  los  administradores en el  modulo  de  seguridad.  
• Debe  contar  con  el  fondo  caja,  el  cual  se  parametrizara  en  el  modulo  de  cajas  chicas previo  a  la  confección de  la  gira  y  el  giro  de  dinero. 

Cómo crear una Solicitud de Gira?

1. Ingrese en el módulo de Kiosco en el menú de Trámites / Solicitud de Gira
2. En  la  ventana  de  listado  se  podrá  visualizar  los  botones  de  Agregar , Eliminar ,Exportar, Anular y  Filtrar.
3. Presionar el botón de Agregar y agregar la información solicitada en la Cejilla  de Programación Gira
   • Sección  de Programación Gira
     • No Solicitud de Gira Es un campo automático del sistema y autoincremental. No es editable
     • Motivo de la gira Es un campo editable para que el usuario registre el motivo de la gira 
     • Fecha Inicial   Es un campo de fecha que se podrá seleccionar de un calendario. No permitirá caracteres especiales y debe ser una fecha igual o posterior a la fecha actual
     • Fecha Final Es un campo de fecha que se podrá seleccionar de un calendario. No permitirá caracteres especiales y debe ser una fecha igual o posterior a la fecha Inicial
     • Moneda  Es una lista desplegable, donde el usuario puede seleccionar la moneda en la que va a realizar la solicitud de la gira. La lista que muestra es:
       • Colones
       • Dolares
       • Euros
     • Tipo Giro Es una lista desplegable, donde el usuario puede seleccionar el tipo de giro en la que va a realizar la solicitud de la gira.La lista que muestra es:
       • Efectivo
       • Transferencia
     • Gira Es una lista desplegable, donde el usuario puede seleccionar el tipo de gira que va a realizar la solicitud de la gira.La lista que muestra es:
       • Nacional
       • Internacional
     • País Es un modal donde se muestran todos los países, si la gira es Nacional el país se selecciona por forma automática "Costa Rica" y no es editable  
     • Tipo funcionario Es una lista desplegable que  se  mostrara  al  seleccionar  el  tipo  de  gira  Internacional, donde el usuario puede seleccionar el tipo de funcionario que va a realizar la solicitud de la gira.La lista que muestra es:
       • Miembros de los Supremos Poderes de la República y Vicepresidentes de la República
       • Funcionarios pertenecientes al nivel determinativo y de ejecución y fiscalización superior
       • Otros funcionarios
     • No funcionario Es un modal donde se muestran todos los funcionarios, aqui se selecciona el funcionario que va a realizar la gira
     • Monto diario autorizado es un campo calculado y solo aplica para cuando la gira es Internacional
     • Estado Es un campo no editable, estará acorde a los procesos de autorización de WorkFlow.
       • Pendiente
       • Autorizada
       • Aplicada
       • Cerrada
       • Anulada
       • Liquidada
   • Sección de Información Financiera
     • Unidad Ejecutora Es un modal donde se muestran todos las unidades ejecutoras que el funcionario tenga acceso
     • Meta Es un modal donde se muestran todos las metas que el funcionario tenga acceso
     • Devengo Es un modal donde se muestran todos los devengos, de forma automática asigna el devengo 02
     • Tipo de cambio local De forma automática coloca el tipo de cambio del día actual que se esta realizando la solicitud de gira
     • Monto Total Solicitado Es un campo calculado
     • Monto Total Autorizado Es un campo calculado
     • No. Días  Es un campo calculado
     • No. Desayuno  Es un campo calculado
     • No. Almuerzo Es un campo calculado
     • No. Cena Es un campo calculado
     • No. Hospedaje  Es un campo calculado
     • No. Vale o Adelanto Es un campo que se llena cuando se realice el Vale o Adelanto vinculado a esta Gira
     • No Documento
     • No. Liquidación  Es un campo que se llena cuando se realice la liquidación del Vale o Adelanto vinculado a esta Gira
     • No Cierre de Gira Es un campo que se llena cuando se realice el cierre de la gira
   • Presionar el botón de Agregar
4. Dar clic sobre la línea de la solicitud de gira creada e Ir a la Cejilla Detalle Visitas
5. Presionar el botón de Agregar y agregar la información solicitada
   • País  será el mismo del encabezado
   • Provincia  Es un Modal  de provincias de acuerdo al país seleccionado, solo para giras Nacionales
   • Cantón  Es un Modal de cantones de acuerdo a la provincia seleccionada, solo para giras Nacionales
   • Distrito  Es un Modal  de distritos de acuerdo al cantón seleccionado, solo para giras Nacionales
   • Barrio  Es un Modal de barrios de acuerdo al distrito seleccionado, solo para giras Nacionales
   • Meta Se sugiere la del encabezado pero será modificable
   • Fecha Inicial Es un campo de fecha que se podrá seleccionar de un calendario. No permitirá caracteres especiales 
   • Hora Salida Es un campo de horas que se podrá seleccionar de un una lista desplegable o insertar manual. No permitirá caracteres especiales 
   • Fecha Final Es un campo de fecha que se podrá seleccionar de un calendario. No permitirá caracteres especiales   
   • Hora Regreso Es un campo de horas que se podrá seleccionar de un una lista desplegable o insertar manual. No permitirá caracteres especiales     
   • Kilometraje
     • Cod. de tarifa kilometraje  Es un campo calculado de acuerdo a la configuración de las tarifas por Kilometraje
     • costo total kilometraje Es un campo calculado
     • Tipo de vehículo Es una lista desplegable que muestra los tipos de Vehículo.
     • Tipo de combustible Es una lista desplegable que muestra los tipos de Combustibles
     • Antigüedad de vehículo Es una lista desplegable que muestra las Antigüedades de vehículos configuradas
     • Kilómetros recorridos Es un campo editable, donde el usuario indica la cantidad de Kilómetros recorridos que utilizara 
     • valor kilómetro Es un campo calculado
   • Presionar el botón de Agregar
6. Ir a la Cejilla Detalle Gastos y Validar las lineas de gastos que tengan presupuesto
   1. Si se debe agregar gastos adicionales  a la  gira el  usuario  podrá  seguir  los  pasos  del  punto  b, de  los contrario se  procederá  con el  paso 7. Los  gastos  que  considere  el  usuario adicionales se  podrán agregar en la  ventana  Gastos  de  la Gira ,se  deberá  llenar  el  formulario que  se  genera  al  seleccionar  el  botón  Agregar  descrito  continuación:
      • No visita El campo No de visita es el consecutivo de la visita a la que pertenezca este servicio
      • %internacional El campo Porcentaje será consultado y no será editable.
      • Descripción Gasto El campo descripción es un listado con los nombres de los artículos o servicios que están disponibles para las giras
      • No artículo El campo No artículo es indicado cuando se selecciona el campo descripción de gasto. No editable
      • Gasto y no será editable
      • Cód familia El campo Cód familia es consultada del catálogo de bienes y servicios de acuerdo al artículo de la línea  y este se indica cuando se selecciona el campo descripción de gasto. No editable
      • Cuenta El campo Cuenta presupuesto es consultada del catálogo de bienes y servicios de acuerdo al artículo de la línea y al devengo del encabezado   y este se indica cuando se selecciona el campo descripción de gasto. No editable
      • Meta Se sugiere la del encabezado pero será modificable
      • Tiene Presupuesto Se visualizara las opciones de SI y NO. Indica si la cuenta, unidad ejecutora y meta tiene presupuesto para el gasto que esta solicitando  No editable
      • Calculado Este campo se indica cuando se selecciona el campo descripción de gasto. No editable
      • Tipo Este campo se indica cuando se selecciona el campo descripción de gasto. No editable
   2. Sección de Solicitado
      • Cantidad Solicitada Este campo el usuario indica la cantidad a utilizar del gasto que esta solicitando
      • Costo Nacional Este campo el usuario indica el costo a utilizar del gasto que esta solicitando, el sistema indica de forma automática el que esta configurado para este gasto
      • Monto Solicitado  Este campo se indica cuando se inserta la información en los campos de Cantidad solicitada y Costo nacional. No editable (Cantidad solicitada * Precio unitario)
      • Monto Solicitado Local  No editable 
        • Para gira internacional (Calculado de monto solicitado * tipo de cambio)
        • Para gira nacional  (es igual al monto solicitado)
      • Monto Solicitado Funcional No editable 
        • Para gira internacional (es igual al monto solicitado)
        • Para gira nacional (Calculado de monto solicitado / tipo de cambio)
      • Sección de Autorizado
        • Cantidad Autorizada Se puede editar para ser inferior pero no superior a la cantidad solicitada
        • Monto Autorizado No editable 
        • Monto Autorizado Local No editable 
          • Para gira internacional (Calculado de monto autorizado * tipo de cambio)
          • Para gira nacional  (es igual al monto autorizado)
        • Monto Autorizado Funcional No editable 
          • Para gira internacional (es igual al monto autorizado)
          • Para gira nacional (Calculado de monto autorizado / tipo de cambio)
      • Presionar el botón de Agregar
   3. Validar las lineas de gastos manuales que tengan presupuesto
7. La Cejilla Datos Autorizaciones, esta habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACION 
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      
      1. AUTORIZADO: esta opción esta habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION  o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción esta habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción esta habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Ingrese en la cejilla de autorización y digite una breve la justificación y presione clic en el botón de Aprobar Esta Solicitud para que la solicitud sea enviada autorizar.
8. La Cejilla Documentos, esta habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
   
   1. Presionar clic en el botón de AGREGAR 
   2. Seleccionar el tipo de requisitos
   3. Seleccionar el tipo de documento NUEVO DOCUMENTO
   4. Completar el campo Resumen del Documento
   5. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   6. Indicar el vencimiento
   7. Seleccione el documento y listo
   8. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para subir el documento a la solicitud

Aplicación en el auxiliar 

1. Tiene integración con consulta disponibles y reserva presupuestaria
2. Tiene integración para consulta de cuentas contables de gastos

Aplicación contable.

1. No tiene integración y aplicación Contable

Aclaraciones

1. El campo Tipo de cambio será el valor para el día en que se crea la gira. No se calcula con las fechas.
2. Botón Anular este  proceso  le  permitirá  al  usuario  revertir  elementos  asociados  al  registro  de  la  solicitud  de  gira como  la  reserva  presupuestaria  y  dejar  sin  efecto  el  registro  de  la  solicitud  de  gira para el  uso.
3. Para giras internacionales, se incluirán los gastos automáticos, uno por día de visita. No se tendrá en cuenta la hora.
4. Si el usuario indica que un servicio no se puede utilizar en giras internacionales, el usuario no lo verá disponible en este tipo de giras. 
5. Si el usuario indica que un servicio se puede utilizar en giras internacionales, el usuario lo verá disponible en este tipo de giras.
6. Si el usuario indica que un servicio tiene tipo de precio "Fijo", en la creación de la gira, este valor será de sólo lectura.
7. Si el usuario indica que un servicio tiene tipo de precio "Variable", en la creación de la gira, este valor será editable
8. Cuando se inserte una línea automática o manual, se consultará la cuenta de presupuesto de acuerdo al artículo, la meta del gasto y al devengo del encabezado.
9. Si en el momento en que el usuario construya el encabezado de la gira y se calculen los gastos automáticos de acuerdo a la unidad ejecutora y la meta, no hay suficiente presupuesto para esos valores, se muestra un NO para cada gasto en el campo Tiene presupuesto.
10. Cada que se actualicen los gastos de una gira, se actualizará también el encabezado, recalculando las cantidades de Desayuno, almuerzo, cena, hospedaje así como los montos totales.
11. Cada que se incluya una línea en el detalle de los gastos, se consultará el presupuesto en la cuenta descrita para el presupuesto. 
    • Si el presupuesto alcanza para esa línea, se insertará ese monto local en la reserva de presupuesto.
    • Si el presupuesto no alcanza para esa línea, se muestra un No en el gasto y todo lo autorizado será igual a 0.
12. Cada que el usuario actualice la cantidad solicitada, se actualizará la reserva del presupuesto.
13. Si ya el usuario está en la gira y solicita un gasto o visita adicional a los planteados en la solicitud, deberá hacer un vale nuevo y gestionarlo de forma independiente sin relacionarlo a la gira.
14. Para las líneas que sean calculadas y de precio fijo, el usuario sólo podrá editar la cantidad solicitada.
15. Para las líneas que sean manuales, el usuario podrá editar tanto el valor como la cantidad solicitada.
16. Para el detalle de las visitas de la gira las horas serán en formato de 24 Horas 
17. cuando se genere el vale o el adelanto para esta solicitud de gira, se actualizará el campo No. vale o adelanto.
18. cuando se genere la liquidación para esta solicitud de gira, se actualizará el campo No. liquidación
19. Para el kilometraje:
    • Si la gira es internacional, no se verá ningún campo con respecto al kilometraje.
    • Si la gira es nacional, se podrá incluir el kilometraje. No será obligatorio.
    • El usuario podrá seleccionar el tipo de vehículo, el tipo de combustible y la antigüedad. Con estos valores se cargará automáticamente el valor por kilómetro.
    • Cuando el usuario inserte la cantidad de kilómetros, se calculará el total de kilometraje. valor por kilómetro * kilómetros recorridos 

Permisos 

Estos son los permisos disponibles 

• CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-SEL  Ingresar en Encabezado de solicitud de gira
• CXC-VISITAS-SOL-GIRA-SEL Ingresar en Visitas de la solicitud de gira
• CXC-GASTOS-SOL-GIRA-SEL Ingresar en Gastos de la solicitud de gira
• CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-SEL Ingresar en Reintegro de Caja Chica
• MSA-WORKFLOW-HISTORIA-SEL Ingresar al registro de Historico de Movimientos de Workflow.
• DOC-DOCUMENTOS-SEL Ingresar documentos