Introducción

Este proceso permite al usuario realizar el control del fondo de trabajo (caja chica), verificando el efectivo disponible y los movimientos asociados. El arqueo facilita la validación de la información registrada en el sistema frente al dinero físico, así como la consulta de documentos relacionados, contribuyendo a un adecuado control y seguimiento de la caja.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Tener registrado la apertura del fondo de trabajo (Debe estar en estado "Aplicado")
• Contar con los respectivos permisos para el registro de arqueo de un Fondo de Trabajo

¿Cómo realizar el Arqueo del Fondo de Trabajo?

1. Ingrese en el módulo Cajas Chicas / Procesos / Arqueo Fondos
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Ir a la Cejilla Detalle Arqueo, está habilitada para registrar el conteo físico del efectivo en caja, permitiendo desglosar los montos según el tipo y denominación (billetes o monedas)
6. Ir a la Cejilla Vales o Adelantos, la cual está habilitada para visualizar los vales o adelantos asociados al fondo de trabajo que se encuentren en estado Desembolsado, Liquidado o Reintegrado
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación 
   4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN para que la solicitud sea enviada autorizar
8. La Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Completar el campo Resumen del Documento
   3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   4. Seleccione el documento y listo
   5. Se  debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
9. La Cejilla Imprimir Reporte, está habilitada para generar y visualizar un reporte basado en el detalle del arqueo de caja

Aclaraciones

1. Cuando el usuario dé clic en “Agregar”, se creará el arqueo correspondiente a la caja chica seleccionada, considerando lo siguiente:

   1. Total de arqueo: iniciará por defecto en cero (0).
   2. Diferencia: se calculará automáticamente como:
   3. Total de arqueo - Monto disponible de la caja chica.

2. Al momento de registrar el arqueo:

   1. Se actualizará la apertura de la caja en el campo “Está en arqueo” = Sí.
   2. Cuando el arqueo cambie a estado Aplicado, este campo se actualizará a “Está en arqueo” = No.

   3. Una vez creado el arqueo, el usuario podrá agregar, editar o eliminar líneas en el detalle.

3. Para el registro de líneas:

   1. Si selecciona “Billete”, se mostrarán las denominaciones disponibles de billetes.
   2. Si selecciona “Moneda”, se mostrarán las denominaciones disponibles de monedas.
   3. El monto total de cada línea se calculará automáticamente multiplicando la denominación por la cantidad ingresada.
   4. Al hacer clic en “Agregar”, la línea se visualizará en el listado del detalle del arqueo.

4. Adicionalmente, en la pestaña “Vales o Adelantos”, el usuario podrá consultar los documentos asociados al fondo de trabajo seleccionado en el encabezado, únicamente para fines de verificación.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-INS     Agregar en Arqueo para Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-DEL    Eliminar en Arqueo para Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-SEL    Ingresar en Arqueo para Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-EXP    Exportar en Arqueo para Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-UPD   Actualizar en Arqueo para Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-IMP    Reporte / Imprimir en Arqueo para Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-IMP    Reporte de Arqueo Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-INS    Autorización Workflow en Arqueo para cajas chicas
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-INS    Registrar Documentos en Arqueo para cajas chicas
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-INS    Agregar en Arqueo para Caja Chica
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-UPD   Actualizar en Arqueo para Caja Chica