Introducción

Esta proceso consiste en el recuento de cada transacción de dinero que se realiza en un período determinado. Su función principal es la de verificar que se haya contabilizado el dinero recibido y que este corresponda con el efectivo presente en el fondo de trabajo.

Prerrequisitos

• Exista una apertura de fondo de trabajo en estado Aplicado
• Contar con los respectivos permisos para el registro de arqueo de un Fondo de Trabajo

¿Cómo Generar un Arqueo del Fondo de Trabajo?

1. Ingrese en el módulo Cajas Chicas/ Procesos / Arqueo Fondos de Trabajo.
2. Presionar el botón de Agregar y llene la información que la ventana le solicita
   • Compañía Es un campo automático. No editable
   • Código de Arqueo Es el consecutivo autoincremental del sistema. No editable.
   • No Apertura Es un listado de las aperturas de fondos de trabajo en estado Aplicado.
   • Moneda Es consultada del fondo de trabajo que se seleccione. No editable.
   • Fecha Es la fecha de creación del arqueo. Seleccionable de un calendario.
   • Responsable Es un listado de los usuarios para seleccionar el usuario responsable del arqueo.
   • Monto inicial  Es consultado cuando se seleccione el fondo de trabajo. No editable.
   • Monto desembolsado Es consultado cuando se seleccione el fondo de trabajo. No editable.
   • Monto disponible Es consultado cuando se seleccione el fondo de trabajo. No editable
   • Total de arqueo Es un campo numérico no editable, el cual será calculado del detalle de líneas del arqueo
   • Diferencia Es un campo no editable, resultado de restar Total de arqueo - Monto disponible de la caja chica
   • Estado El estado del fondo de trabajo aunque se consulte del fondo de trabajo, siempre iniciará en Aplicado ya que a los fondos de trabajo en estado pendiente y cerradas no se les podrá crear arqueo.
   • Estado Es un campo no editable, estará acorde a los procesos de autorización de WorkFlow.
3. Presionar el botón de Agregar 
4. Ir a pestaña detalle de Arqueo
5. Presionar el botón de Agregar y llene la información que la ventana le solicita
   • No detalle Arqueo Es el consecutivo autoincremental del sistema. No editable.
   • No arqueo  Es el consecutivo del arqueo al que pertenece. No editable.
   • Tipo Es un listado con las opciones Billete y Moneda
   • Denominación Es un listado con las denominaciones disponibles de acuerdo al tipo seleccionado y a la moneda del encabezado
   • Cantidad Es un campo numérico sin parte decimal.
   • Monto total Es un campo numérico, resultado de multiplicar la Denominación * Cantidad. No editable
6. Presionar el botón de Agregar 
7. Ir a la pestaña de Vales o Adelantos, aquí se muestran todos los vales o adelantos que pertenezcan a el fondo de trabajo que estén Desembolsados, liquidado o Reintegrados. Todos estos documentos serán sólo de consulta. (Este paso solo es para verificación)

8. Ir a la pestaña de Documentos (Este paso se realiza si necesita adjuntar algún documento, sino se necesita pasar al paso 11)

9. Presionar el botón de Nuevo Documento y  llene la información que la ventana le solicita.

   • Cod Arqueo Es el consecutivo al que pertenezca el registro. Tomado de la cejilla General. No editable.

   • Tipo Documento Es una lista desplegable de los diferentes tipos de documentos

   • Resumen del documento Es un campo editable para que el usuario registre un resumen del documento a cargar 

   • Cargar Documento El usuario selecciona el documento a cargar

10. Presione el botón de Agregar Documento

11. Ir a la pestaña Autorizaciones

12. Presione el botón de Nueva Autorización y  llene la información que la ventana le solicita.

    • No Compañía Es  la compañía a la que pertenece el usuario, no editable.

    • Cod Arqueo Es el consecutivo al que pertenezca el registro. Tomado de la cejilla General. No editable.

    • Autorización Es una lista desplegable con las opciones de Aprobar, No autorizado y Corregir

      • Aprobar Es utilizado para aprobar el registro y continuar el proceso de autorizaciones requeridas

      • No autorizado Es utilizado para rechazar el registro  y este detiene el proceso del documento

      • Corregir Es utilizado para devolverlo al usuario inicial y realice la corrección correspondiente y volver con el proceso de autorizaciones requeridas

    • Justificación Es un campo editable para que el usuario registre la justificación de la autorización que están realizando. Este campo es obligatorio

    • Resumen Es un campo editable para que el usuario registre un resumen de la autorización que están realizando. Este campo es opcional

13. Presione el botón de Nueva Autorización

14. Al autorizarlo pasará a la siguiente autorización de acuerdo al flujo de trabajo configurado y este se podrá utilizar hasta que se le autorice la última autorización y su estado este en Aplicado

Aplicación en el auxiliar 

1. No tiene Aplicación con Auxiliares

Aplicación contable.

1. No tiene Aplicación Contable

Aclaraciones

1. Cuando el usuario de clic en Agregar, se creará el arqueo para dicha caja chica, con lo siguiente:
   • Total de arqueo = Por defecto iniciará en cero (0)
   • Diferencia = Se calculará: Total de arqueo - Monto disponible de la caja chica
2. Cuando el usuario registre el arqueo, se actualizará la apertura de la caja en el campo "Está en arqueo" = SI
3. Cuando el arqueo de la caja chica pase a estado aplicado, se actualizará la apertura de la caja en el campo "Está en arqueo" = No
4. Cuando el usuario haya creado el arqueo, podrá agregar, editar o eliminar líneas para el mismo.
5. Si el usuario selecciona Billete en el tipo de línea, se mostrarán las denominaciones disponibles para los billetes.
6. Si el usuario selecciona Moneda en el tipo de línea, se mostrarán las denominaciones disponibles para las monedas.
7. El monto total será calculado de multiplicar esa denominación por esa cantidad.
8. Al Agregar la línea, se podrá ver en el listado del detalle del arqueo
9. En la pestaña de Vales o Adelantos  se puede ver los documentos pertenecientes al fondo de trabajo seleccionado en el encabezado.

Permisos

Este es el permisos disponible

• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-INS  Insertar registro
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-DEL Eliminar registro
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-SEL  Seleccionar registro
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-EXP  Exportar registro
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-UPD  Actualizar registro
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-IMP  Imprimir registro
• CXP-ARQUEO-CAJA-CHICA-AUT  Autorizar registro
• CXP-DET-ARQUEO-CAJA-CHICA-INS Insertar  registro
• CXP-DET-ARQUEO-CAJA-CHICA-SEL Seleccionar registro
• CXP-DET-ARQUEO-CAJA-CHICA-EXP  Exporta registro
• CXP-DET-ARQUEO-CAJA-CHICA-IMP  Imprimir registro
• CXP-DET-ARQUEO-CAJA-CHICA-UPD  Actualizar registro
• CXP-DET-ARQUEO-CAJA-CHICA-DEL Eliminar registro
• CXP-VALES-CAJA-SEL  Ingresar al registro de Vales de Caja Chica.