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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir la creación del expediente estudiantil dentro del sistema, centralizando la información académica y administrativa de cada estudiante en un solo lugar. A través de este procedimiento, se registran y organizan los datos personales, académicos y documentos asociados, facilitando su consulta y gestión a lo largo de la vida académica del estudiante.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema.
  • Acceso al módulo de Gestión Estudiantil 
  • Tener creados los periodos y años lectivos
  • Tener creadas las nacionalidades
  • Tener creados los grados académicos
  • Tener creadas las instituciones
  • Tener creadas las provincias
  • Tener creados los Planes de estudio
  • Tener creados los apoyos educativos
  • Tener creadas las carreras
  • Tener creadas las becas
  • Tener configurados las clasificaciones de requisitos
  • Tener creadas las sedes

¿Cómo agregar un expediente estudiantil?

  1. Ingresar en el módulo Gestión Estudiantil / Estudiantes / Expediente Estudiantil
  2. Se debe presionar el botón de Agregar
  3. Se debe completar los datos solicitados Cejilla General
    1. Accesibilidad
    2. Información de contacto
    3. Teléfonos
    4. Académico
    5. Factura electrónica
  4. La Cejilla crear cliente, está habilitada para registrar un nuevo cliente en el sistema y permitir el envío de la factura electrónica a terceros
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Completar los campos requeridos
    3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. La Cejilla Apoyos educativos, está habilitada agregar un apoyo educativo en el periodo respectivo
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Seleccione con un check el apoyo educativo que desea asignar
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar seleccionados para completar el registro
  6. La Cejilla carreras, está habilitada para poder agregar la carrera de interés del estudiante
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Seleccione con un check la carrera que desea asignar
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
    4. Se debe presionar el botón Cambio de estado
      1. Este botón permite modificar el estado de la carrera del estudiante (Activo/Inactivo)
    5. Se debe presionar el botón de Principal
      1. Este botón permite establecer la carrera como Principal, indicando que es la carrera principal del estudiante
  7. La Cejilla Becas, está habilitada para agregar una beca al estudiante, en el periodo respectivo
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
    4. Se debe presionar el botón Autorizar
      1. Este botón permite autorizar la beca asignada al estudiante
  8. La Cejilla Hoja de vida, permite gestionar restricciones del estudiante en el período correspondiente, tales como: aplicar un bloqueo por monto, establecer un bloqueo temporal entre fechas específicas o habilitar la opción para que pueda matricularse
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  9. La Cejilla Requisitos presentados, está habilitada para agregar un requisito de ingreso
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  10. La Cejilla Notas, permite registrar observaciones o anotaciones relevantes en el expediente del estudiante
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  11. La Cejilla Requisitos, está habilitada para agregar un requisito según la clasificación correspondiente
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Seleccione con un check el requisito que desea asignar
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  12. La Cejilla Familiares, está habilitada para registrar y gestionar la información de los familiares del estudiante
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  13. La Cejilla Récord, está habilitada para visualizar el récord académico del estudiante
  14. La Cejilla Deudas, está habilitada para consultar las deudas del estudiante
  15. La Cejilla Discapacidades, está habilitada para registrar y gestionar la información relacionada con alguna discapacidad del estudiante.
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  16. La Cejilla Recibos, está habilitada para visualizar los recibos correspondientes a cada pago realizado por el estudiante
    1. Seleccione el ícono de Imprimir para visualizar el recibo, descargarlo, guardarlo o imprimirlo
  17. La Cejilla Formación académica, esta habilitada para para registrar y consultar la información relacionada con los estudios previos del estudiante, tales como nivel académico, institución, título obtenido
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  18. La Cejilla Cambio de sede, está habilitada para gestionar el traslado del estudiante de una sede a otra, permitiendo seleccionar la nueva sede y registrar el cambio correspondiente en su expediente académico
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  19. La Cejilla Condición, está habilitada para visualizar y gestionar las condiciones académicas asignadas al estudiante en un período lectivo específico
  20. La Cejilla Colegios profesionales, esta habilitada para registrar la información del colegio profesional del estudiante
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
  21. La Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado. 
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

Nota:

  1. El expediente estudiantil se puede crear desde Mercadeo y Aspirantes/Seguimiento/Aspirantes, y después/Autorizaciones/Solicitud de ingreso.

  2. El expediente estudiantil también se crea desde la ruta Mercadeo y Aspirantes / Autorizaciones / Solicitud de ingreso

 

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • MGE-FICHA-PERSONAL-SEL   Agregar en Expediente Estudiantil
  • MGE-FICHA-PERSONAL-DEL  Eliminar en Expediente Estudiantil
  • MGE-FICHA-PERSONAL-SEL  Ingresar en Expediente Estudiantil
  • MGE-FICHA-PERSONAL-EXP  Exportar en Expediente Estudiantil
  • MGE-FICHA-PERSONAL-UPD Actualizar en Expediente Estudiantil
  • MGE-FICHA-PERSONAL-INS   Agregar en Expediente Estudiantil
  • MGE-FICHA-PERSONAL-IMP  Reporte / Imprimir en Expediente Estudiantil
  • MGE-FICHA-PERSONAL-INS  Registrar Documentos en Expediente Estudiantil

Procesos relacionados