Introducción

Este proceso permite registrar manualmente un activo fijo en el sistema, incorporando la información general, financiera y contable necesaria para su adecuada administración y control. Este tipo de registro se utiliza cuando el activo no ha sido generado a través de procesos integrados del sistema y requiere ser creado directamente por el usuario.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Activos Fijos
• La clasificación del activo debe estar previamente configurada
• Tener creadas las entidades
• La ubicación del activo debe estar previamente configurada
• Los estado Físicos debe estar previamente configurada
• La fecha del activo debe ser del periodo contable abierto

¿Cómo agregar un Activo al Catálogo? 

1. Ingrese en el módulo de Activos fijos / Catálogos / Catálogos de activos
2. Presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
   1. La sección Catálogo de activos, está habilitada para registrar y consultar la información general del activo, como descripción, clasificación, número de placa, serie, marca, observaciones y demás datos necesarios para su identificación y control dentro del sistema
   2. La sección Estado, está habilitada para registrar y consultar información relacionada con la ubicación, garantía, mantenimiento, seguros, préstamos, centro de costo y demás datos del estado actual del activo dentro de la institución
   3. La sección Indicadores Normativa, está habilitada para consultar los indicadores contables y normativos del activo, como deterioro, revaluación, tipo de bien, uso, modelo de medición posterior y demás parámetros requeridos para el control financiero y contable. Esta información se carga automáticamente según la configuración realizada en el módulo Activos Fijos / Parámetros / Clasificación de Activos, en la sección Indicadores
   4. La sección Valor Actual, está habilitada para seleccionar el estado físico del activo, de acuerdo con las opciones disponibles en la lista desplegable. La demás información mostrada en esta sección se completa automáticamente según los datos registrados en la sección Detalle de Compra
   5. La sección Depreciación, está habilitada para seleccionar si el activo es depreciable o no. La demás información se completa automáticamente según la configuración realizada en el módulo Activos Fijos / Parámetros / Clasificación de Activos, en la sección Contable 
   6. La sección Detalle Compra, está habilitada para completar la información relacionada con la compra del activo, como la fecha de compra, moneda, tipo de cambio y demás datos asociados a la adquisición del activo
   7. La sección Información Venta, está habilitada para visualizar la información relacionada con la venta del activo, en caso de que el mismo haya sido vendido
4. Presione el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic 
6. Ir a la Cejilla Contable, está habilitada para consultar la información contable asociada al activo, como cuentas contables y registros financieros relacionados
7. Ir a la Cejilla Movimientos, está habilitada para consultar los traslados realizados al activo
8. Ir a la Cejilla Depreciación, está habilitada para consultar el historial y detalle de las depreciaciones aplicadas al activo
9. Ir a la Cejilla Reclasificaciones, está habilitada para consultar las reclasificaciones realizadas al activo y los cambios efectuados en su clasificación
10. Ir a la Cejilla Mantenimiento, está habilitada para consultar los mantenimientos registrados para el activo
11. Ir a la Cejilla Mantenimiento Vehículo, está habilitada para consultar los mantenimientos y controles realizados específicamente a los activos tipo vehículo
12. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Completar el campo Resumen del Documento
    3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    4. Seleccione el documento y listo
    5. Se  debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
13. Ir a la Cejilla Imprimir etiqueta, está habilitada para generar e imprimir la etiqueta de identificación del activo
14. Luego de realizar el registro del activo, ir a la pantalla principal y seleccionar con un check el número de activo
    1. Presione el botón Procesos 
    2. Seleccione la opción Activar. De esta manera, el estado del activo cambiará de disponibilidad Sin Activar Placa a Disponible / En Uso / Activo

Aplicación contable.

• Al ingresar un activo de forma manual por este medio, el sistema no realiza afectación contable, es decir, no genera movimientos ni registros en cuentas contables al momento del ingreso. Este proceso se utiliza únicamente para afectar y actualizar el auxiliar de activos fijos.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• MSA-PARAMETROS-GENERALES-SEL   Ingresar en Operaciones por Configuracion
• MSA-PARAMETROS-GENERALES-EXP   Exportar en Operaciones por Configuracion
• MSA-PARAMETROS-GENERALES-IMP    Reporte / Imprimir en Operaciones por Configuracion
• MSA-PARAMETROS-GENERALES-SEL    Ingresar en Operaciones por Configuracion
• MSA-PARAMETROS-GENERALES-EXP   Exportar en Operaciones por Configuracion
• MSA-PARAMETROS-GENERALES-IMP   Reporte plantilla APIs
• MSA-PARAMETROS-GENERALES-IMP   Reporte / Imprimir en Operaciones por Configuracion