Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitirte elaborar y gestionar el presupuesto correspondiente a tu unidad ejecutora, de acuerdo con las responsabilidades y los permisos que tengas asignados en el sistema. A través de esta opción, podrás registrar el plan presupuestario del año correspondiente y trabajar con las cuentas presupuestarias habilitadas para tu departamento. El sistema aplica filtros de seguridad que permiten consultar y gestionar únicamente la información autorizada para tu usuario. Las opciones disponibles dependerán de los permisos asignados y de tu rol dentro del departamento, por lo que podrás registrar o modificar información cuando tengas las autorizaciones correspondientes; de lo contrario, podrás solo consultar los datos disponibles.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Presupuesto
• El año presupuestario debe estar creado y en estado “Formulando”
• Los períodos mensuales presupuestarios deben estar creados para ese año presupuestario
• El usuario debe contar con permisos para formular en las unidades ejecutoras asignadas
• El plan de compras debe estar creado, en estado Activo y pertenecer al año presupuestario en formulación
• Los precios para formulación deben estar publicados
• Los artículos deben existir en el catálogo de bienes y servicios y estar en estado Activos
• El usuario debe contar con los permisos necesarios para realizar el proceso

¿Cómo realizar una Solicitud de Formulación?

1. Ingresar en el módulo Presupuesto / Formulación / Solicitud de Formulación
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
   1. No. de formulación: Muestra el número consecutivo asignado a la formulación presupuestaria para identificar el registro
   2. Presupuesto: Permite seleccionar el tipo de presupuesto que se utilizará para la formulación presupuestaria, ya sea Ordinario o Extraordinario, según corresponda
      1. Ordinario: Corresponde al presupuesto elaborado para cubrir los ingresos y gastos previstos de la unidad ejecutora durante el año presupuestario, de acuerdo con las necesidades y la planificación establecidas
      2. Extraordinario: Corresponde a un presupuesto adicional que se formula para incorporar recursos o gastos que no estaban contemplados originalmente en el presupuesto ordinario, o para atender necesidades adicionales que requieren una asignación presupuestaria específica
   3. Descripción: Ingresa una descripción que permita identificar el propósito o contenido de la formulación presupuestaria
   4. Estado: Permite consultar el estado en el que se encuentra la formulación presupuestaria, según el flujo de autorización disponibles en el sistema
   5. Unidad Ejecutora: Permite seleccionar la unidad ejecutora responsable de formular y gestionar el presupuesto
   6. Año presupuestario: Permite seleccionar el año al que corresponde la formulación presupuestaria
   7. Autorizaciones: Permite consultar en que estado se encuentra la autorización
   8. Tipo de Cambio: Permite consultar el tipo de cambio correspondiente a la fecha del registro. Este valor se carga automáticamente con base en la fecha del día, por lo que no es necesario ingresarlo manualmente
4. Se  debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. En el listado dar click sobre el registro agregado en el paso anterior
6. Ir a la Cejilla Por Montos, está habilitada específicamente para formular compras o solicitudes cuyo control se basa en montos (dinero) y no por cantidades de artículos
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los campos requeridos
      1. La sección Plan compra, está habilitada para registrar y consultar la información relacionada con la planificación de las compras, vinculando cada línea con el plan de actividades, la modalidad de compra, el período previsto y la justificación correspondiente. Esto permite organizar las adquisiciones que se requieren durante el año presupuestario
         1. Número de formulación: Permite identificar la formulación presupuestaria a la que estará asociada la línea de presupuesto destinada a gestionar las compras
         2. Línea: Muestra el número que identifica la línea dentro de la formulación presupuestaria
         3. Plan de Actividades: Permite seleccionar el plan de actividades al que se asociará el dinero presupuestado, según las necesidades de la unidad ejecutora
         4. Modalidad de Compras: Permite seleccionar la modalidad mediante la cual se tiene previsto gestionar las compras que se financiarán con el presupuesto solicitado
         5. Periodicidad: Permite indicar la frecuencia con la que se tiene previsto realizar las compras, de acuerdo con las necesidades que se desean cubrir
         6. Año presupuestario: Permite seleccionar el año al que corresponde el dinero que se desea presupuestar para gestionar las compras
         7. Mes de Compra: Permite seleccionar el mes en el que se tiene previsto iniciar la gestión de las compras, según la planificación presupuestaria
         8. Justificación: Permite describir el motivo por el cual se solicita el dinero, detallando la necesidad que se desea cubrir y el propósito de los fondos requeridos
      2. La sección Formulación, está habilitada para completar la información correspondiente al presupuesto que deseas formular
         1. Meta o Indicador: Permite seleccionar la meta o el indicador al que se asociará el presupuesto, para identificar el objetivo o resultado que se espera alcanzar con los recursos solicitados
         2. Devengo: Permite seleccionar el tipo de gasto que corresponde al presupuesto que estás formulando, como servicios, suministros o activos, según las opciones disponibles en el sistema
         3. Cuentas por Montos: Permite seleccionar la cuenta presupuestaria en la que se registrará el monto que se desea presupuestar. Solo se mostrarán las cuentas que permiten realizar formulaciones por montos
         4. Monto Unitario: Permite ingresar el monto estimado que se utilizará para el uso específico indicado, el cual se aplicará únicamente a la cuenta por montos asociada
      3. La sección Montos autorizados, está habilitada para visualizar el monto formulado y el monto autorizado para el presupuesto, lo que te permite consultar el importe solicitado y el aprobado
   3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
7. Ir a la Cejilla Por Catálogo está habilitada para realizar formulaciones de compras utilizando artículos previamente registrados en el Catálogo de Bienes y Servicios del sistema
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los campos requeridos
      1. La sección Plan compra, está habilitada para registrar y consultar la información relacionada con la planificación de las compras, vinculando cada línea con el plan de actividades, la modalidad de compra, el período previsto y la justificación correspondiente. Esto permite organizar las adquisiciones que se requieren durante el año presupuestario
         1. Número de formulación: Permite identificar la formulación presupuestaria a la que estará asociada la línea de presupuesto destinada a gestionar las compras
         2. Línea: Muestra el número que identifica la línea dentro de la formulación presupuestaria
         3. Justificación: Permite describir el motivo por el cual se solicita el dinero, detallando la necesidad que se desea cubrir y el propósito de los fondos requeridos
         4. Plan de Actividades: Permite seleccionar el plan de actividades al que se asociará el dinero presupuestado, según las necesidades de la unidad ejecutora
         5. Periodicidad: Permite indicar la frecuencia con la que se tiene previsto realizar las compras, de acuerdo con las necesidades que se desean cubrir
         6. Contratación: Permite seleccionar la modalidad mediante la cual se tiene previsto gestionar las compras que se financiarán con el presupuesto solicitado
         7. Año: Permite seleccionar el año al que corresponde el dinero que se desea presupuestar para gestionar las compras
         8. Mes de Compra: Permite seleccionar el mes en el que se tiene previsto iniciar la gestión de las compras, según la planificación presupuestaria
      2. La sección Formulación está habilitada completar la información correspondiente al presupuesto que deseas formular
         1. Devengo: Permite seleccionar el tipo de gasto al que corresponde el artículo
         2. Meta o Indicador: Permite seleccionar la meta o el indicador al que se asociará el artículo, para identificar el objetivo o resultado que se espera alcanzar con los recursos presupuestados
         3. No. Artículo: Permite seleccionar el artículo que se incluirá en la formulación presupuestaria, según las opciones disponibles en el sistema
         4. Cantidad: Permite ingresar la cantidad de unidades del artículo que se desea presupuestar
         5. Monto Unitario: Permite ingresar el costo estimado por cada unidad del artículo seleccionado
8. Se debe presionar el botón de AGREGAR para guardar el registro
9. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
10. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
       1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
       2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
       3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
11. Ir a la Cejilla Resumen, está habilitada para visualizar un reporte resumido de la información agregada
12. Ir a la Cejilla Detallado, está habilitada para visualizar un reporte detallado de la información agregada

Nota: Este proceso también puede realizarse desde el módulo de Kiosco / Presupuesto / Solicitud de Formulación 

Aclaraciones

• Responsables de la solicitud: Los jefes de cada departamento son los encargados de realizar las solicitudes de formulación presupuestaria y efectuar la primera autorización de estas.
• Revisión presupuestaria: El encargado de Presupuesto es responsable de realizar las revisiones posteriores para validar la información y los montos formulados.
• Solicitud de correcciones: Si durante la revisión se identifica un monto presupuestado incorrecto o algún otro error en la información registrada, el encargado de Presupuesto puede devolver la solicitud para su corrección.
• Correcciones y nueva autorización: Cuando una solicitud se devuelve para corregir, el usuario responsable debe realizar los ajustes correspondientes y volver a efectuar la primera autorización para que la solicitud continúe con el proceso de revisión.
• Permisos del encargado de Presupuesto: El encargado de Presupuesto cuenta con todos los permisos sobre la solicitud, por lo que puede agregar, eliminar y actualizar la información según sea necesario durante el proceso de revisión.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• PRE-FORMULACION-INS      Agregar en Formulacion por Tipo de Presupuesto
• PRE-FORMULACION-DEL    Eliminar en Formulacion por Tipo de Presupuesto
• PRE-FORMULACION-SEL    Ingresar en Formulacion por Tipo de Presupuesto
• PRE-FORMULACION-EXP    Exportar en Formulacion por Tipo de Presupuesto
• PRE-FORMULACION-UPD   Actualizar en Formulacion por Tipo de Presupuesto
• PRE-FORMULACION-INS     Agregar en Formulacion por Tipo de Presupuesto
• PRE-FORMULACION-SEL    Ingresar al registro de Formulacion por Tipo de Presupuesto.
• PRE-FORMULACION-SEL    Ingresar al registro de Formulacion por Tipo de Presupuesto.
• PRE-FORMULACION-SEL    Autorización Workflow
• PRE-FORMULACION-INS     Anexo de la formulación
• PRE-FORMULACION-SEL    Firmar