Introducción

Este proceso te permite registrar y gestionar modificaciones presupuestarias para ajustar la distribución de los recursos asignados a las unidades ejecutoras, de acuerdo con las necesidades que surjan durante la ejecución del presupuesto. A través de este trámite, puedes realizar movimientos entre las cuentas presupuestarias correspondientes, aumentando o disminuyendo los montos asignados, según las necesidades y los procedimientos establecidos.

Prerrequisitos

• Contar con un usuario con acceso al sistema
• Tener creadas las unidades ejecutoras
• Tener creado el catálogo de presupuesto
• Tener configuradas las metas institucionales
• Tener configurado el plan de actividades
• Contar con el presupuesto anual en estado “Ejecutando”
• Asegurar que los periodos mensuales estén en estado activo
• Tener creados los tipos de modificaciones presupuestarias
• En Presupuesto > Parámetros > Años Presupuestarios, definir las fechas límite indicando el período inicial y final habilitado para modificaciones
• Verificar que los usuarios cuenten con los permisos del módulo de seguridad para realizar aprobaciones y dejar el documento en estado Activo

¿Cómo realizar las Modificaciones Presupuestaria?

1. Ingresar al módulo de Presupuesto / Modificaciones / Modificaciones
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
   1. Código: Permite identificar el registro de la modificación presupuestaria mediante el código asignado por el sistema
   2. Descripción: Ingresa una descripción que permita identificar el motivo o el propósito de la modificación presupuestaria que estás registrando
   3. Fecha: Selecciona la fecha en que registras la modificación presupuestaria
   4. Tipo: Selecciona el tipo de modificación presupuestaria que necesitas gestionar, según las opciones disponibles en el sistema
   5. No. Documento: Ingresa el número del documento que identifica la modificación presupuestaria
   6. Estado: Selecciona o verifica el estado de la modificación presupuestaria, según las opciones disponibles, para identificar la etapa en que se encuentra el trámite
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. En el listado dar clic sobre el registro agregado en el paso anterior 
6. Ir a la Cejilla Detalle de Modificación, está habilitada para consultar la información específica de los movimientos incluidos en la modificación presupuestaria. Desde esta sección, puedes revisar los montos y las cuentas presupuestarias asociadas, verificar que los datos registrados sean correctos y eliminar los registros que correspondan, según los permisos que tengas asignados en el sistema
   1. La sección Detalle de modificación, está habilitada para registrar la información correspondiente a la modificación presupuestaria que deseas solicitar
      1. Solicitante: Permite seleccionar a la persona responsable de realizar la solicitud de modificación del presupuesto
      2. Unidad Ejecutora: Permite seleccionar la unidad ejecutora a la que corresponde la modificación presupuestaria
      3. Cuenta: Permite seleccionar la cuenta presupuestaria sobre la cual se realizará la modificación
      4. Meta: Permite seleccionar la meta asociada a la modificación presupuestaria
      5. Disponible: Permite visualizar el monto disponible en la cuenta presupuestaria seleccionada antes de realizar la modificación
      6. Monto: Permite ingresar el monto que se desea modificar en el presupuesto, de acuerdo con la solicitud
      7. Detalle: Permite describir el motivo de la modificación presupuestaria y especificar los ajustes que se requieren realizar
      8. La sección Plan a Modificar está habilitada para identificar el plan de actividades y la línea de compra sobre los cuales se realizará la modificación presupuestaria
         1. Plan de actividades: Permite seleccionar el plan de actividades al que corresponde la compra que se desea modificar
         2. No. línea Plan: Permite seleccionar la línea específica del plan de actividades que se desea modificar
         3. Año: Permite seleccionar el año al que corresponde la planificación de la compra
         4. Mes Compra: Permite seleccionar el mes en el que iniciarán las compras
         5. Periodicidad: Permite seleccionar la frecuencia con la que está programada la compra, según las opciones disponibles en el sistema
         6. Modalidad: Permite seleccionar la modalidad de compra asociada a la línea del plan de actividades que se desea modificar
      9. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
7. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud 
8. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
9. Ir a la Cejilla Reporte detallado, está habilitada para  visualizar y verificar, mediante un reporte, la información registrada en la modificación presupuestaria. Revisa los datos presentados para confirmar que los movimientos y los montos correspondan a la información ingresada y utiliza el reporte como respaldo del trámite realizado

Aclaraciones

1. El sistema solo te permitirá registrar modificaciones presupuestarias cuando las fechas de autorización se encuentren dentro del período permitido
2. En el campo Tipo, solo podrás seleccionar los tipos de modificación presupuestaria que estén habilitados y activos en la lista desplegable
3. El tipo Modificaciones entre Cuentas solo podrás utilizarlo mediante el proceso específico de modificación que lleva ese mismo nombre
4. En el campo Monto, debes anteponer el signo menos (–) al monto para indicar una disminución del presupuesto
5. Una vez finalizado el flujo de aprobaciones, el documento quedará en estado Aprobado o Rechazado, según la decisión de los responsables, dando por concluido el proceso de revisión de la modificación presupuestaria

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• PRE-MODIFICACIONES-DEL     Eliminar en Modificaciones Presupuestarias Externas
• PRE-MODIFICACIONES-UPD    Actualizar en Modificaciones Presupuestarias Externas
• PRE-MODIFICACIONES-INS     Agregar en Modificaciones Presupuestarias Externas
• PRE-MODIFICACIONES-SEL    Imprimir Reporte Detallado
• PRE-MODIFICACIONES-SEL     Agregar en Modificaciones Presupuestarias
• PLA-ACC-PERSONAL-SEL        Firmar
• PRE-MODIFICACIONES-SEL    Ingresar en Modificaciones Presupuestarias
• PRE-MODIFICACIONES-EXP    Exportar en Modificaciones Presupuestarias
• PRE-MODIFICACIONES-IMP    Reporte / Imprimir en Modificaciones Presupuestarias
• PRE-MODIFICACIONES-APR   Autorización Workflow
• PRE-MODIFICACIONES-INS    Anexo modificación
• PRE-MODIFICACIONES-SEL   Ingresar al registro de Modificaciones Presupuestarias Externas.