Introducción

Este proceso tiene como finalidad ajustar el presupuesto asignado mediante aumentos, disminuciones o traslados entre partidas, según las necesidades de cada unidad ejecutora. Su objetivo es asegurar una correcta distribución de los recursos y una gestión eficiente del presupuesto, cumpliendo con las normas institucionales.

Prerrequisitos

• Contar con un usuario con acceso al sistema
• Tener creadas las unidades ejecutoras
• Tener creado el catálogo de presupuesto
• Tener configuradas las metas institucionales
• Tener configurado el plan de actividades
• Contar con el presupuesto anual en estado “Ejecutando”
• Asegurar que los periodos mensuales estén en estado activo
• Tener creados los tipos de modificaciones presupuestarias
• En Presupuesto > Parámetros > Años Presupuestarios, definir las fechas límite indicando el período inicial y final habilitado para modificaciones
• Verificar que los usuarios cuenten con los permisos del módulo de seguridad para realizar aprobaciones y dejar el documento en estado Activo

¿Cómo realizar las Modificaciones Presupuestaria?

1. Ingresar al Módulo de Presupuesto / Modificaciones / Modificaciones
2. Se debe presionar el botón de AGREGAR
3. Se debe completar los datos solicitados 
4. Se debe presionar el botón de AGREGAR para guardar el registro
5. En el listado dar clic sobre el registro agregado en el paso anterior 
6. Ir a la Cejilla Detalle de Modificación, está habilitada para visualizar la información específica de cada modificación presupuestaria registrada. Desde esta sección, el usuario también puede revisar, validar o eliminar el registro según los permisos asignados en el sistema
   1. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR
   2. Se debe completar los datos solicitados
   3. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR para guardar el registro
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud 
9. Ir a la Cejilla Reporte detallado, y validar la información indicada en el registro ( este cejilla está habilitada para mostrar en el reporte la información generada del registro

Aclaraciones

1. El sistema solo permitirá registrar modificaciones presupuestarias cuando las fechas de autorización estén dentro del período permitido
2. En el menú de Tipo de Autorizaciones únicamente podrán seleccionarse los tipos de modificaciones que estén habilitados y activos en la lista desplegable
3. El tipo Modificaciones entre Cuentas solo podrá utilizarse mediante el proceso de modificación que lleva el mismo nombre
4. En el campo Tipo Modificación, el usuario deberá anteponer un signo de menos (–) para indicar una disminución del presupuesto
5. Al concluir el flujo de aprobaciones, el documento quedará en estado Aprobado o Rechazado, finalizando así el proceso de registro de la modificación

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• PRE-MODIFICACIONES-DEL     Eliminar en Modificaciones Presupuestarias Externas
• PRE-MODIFICACIONES-UPD    Actualizar en Modificaciones Presupuestarias Externas
• PRE-MODIFICACIONES-INS     Agregar en Modificaciones Presupuestarias Externas
• PRE-MODIFICACIONES-SEL    Imprimir Reporte Detallado
• PRE-MODIFICACIONES-SEL     Agregar en Modificaciones Presupuestarias
• PLA-ACC-PERSONAL-SEL        Firmar
• PRE-MODIFICACIONES-SEL    Ingresar en Modificaciones Presupuestarias
• PRE-MODIFICACIONES-EXP    Exportar en Modificaciones Presupuestarias
• PRE-MODIFICACIONES-IMP    Reporte / Imprimir en Modificaciones Presupuestarias
• PRE-MODIFICACIONES-APR   Autorización Workflow
• PRE-MODIFICACIONES-INS    Anexo modificación
• PRE-MODIFICACIONES-SEL   Ingresar al registro de Modificaciones Presupuestarias Externas.