Este proceso tiene como finalidad crear los diferentes tipos de documentos de Cuentas por Pagar que son incluidos en una relación seleccionada. Es importante mencionar que el criterio de filtrado "Transacción" se refiere al tipo de movimientos básicos que son: Compras de activos, Depósitos de garantía, Devoluciones, Facturas electrónicas, Notas de crédito, Notas de Débito.
- Proveedor registrado
- Haber creado una relación para el registro de los documentos
- Devengo configurado
- Tipo de cambio del día registrado
- Cuenta contable registrada en transacciones generales en el movimiento a realizar
- Configuración de clasificación tributaria
- Configuración de Prorrata
- Permisos respectivos
hacer de forma manual la creación de la linea
Para el registro de la linea ya sea utilizando los botones especiales de crear CxP, Crear CxC, o Crear banco o hacerlo de forma manual y que no afecte ningún auxiliar se debe llenar los siguientes campos: Entidad, cuenta contable, centro de costo, referencia, movimiento, monto,descripción y si ejecuta o no presupuesto (Cuenta, unidad y Meta)
Presionar el botón de Agregar
Presionar el botón de diferencial
Ir a la pestaña de Encabezado
Presionar el botón de terminar
- Cuando se utilizan botones especial afectan el módulo respectivo, si se hace manual es porque la cuenta a utilizar no corresponde a ninguna que se lleva auxiliar
- Cuando este terminado todos los registros de la relación, esta relación se debe aplicar
- La relación solo se puede registrar documentos del mismo período contable y debe ir de acuerdo a la fecha
El estado de los documentos son:
P: Pendiente: esté en proceso de creación y puede ser modificado
T: Terminado: Ya no puede ser modificado y está preparado para aplicación e impresión
N: Anulados: ya no puede ser modificado y por alguna razón fue anulado por problemas de impresión o por ajustes contables
Los botones del encabezado son:
Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
Imprimir: Imprime el detalle del documento (ND, NC, deposito, otros)
Actualizar: actualiza o guarda todas las modificaciones que se realizan en la cejilla de encabezado
Terminar: Este botón cambia el estado de la transacción a terminada, para que pueda ser impresa y aplicada al histórico del auxiliar como contabilidad. Es importante indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle, por lo cual siempre se encuentra con el estado Terminado
Eliminar: Permite eliminar aquellas transacciones que requieren ser borradas de una relación. Únicamente se permite si la transacción se encuentra en estado pendiente
Cuando el documento que se ha agregado es una factura electrónica, este genera los siguientes 2 botones adicionales:
PDF Comprobante: Permite descargar el archivo PDF del comprobante electrónico
XML Comprobante: Permite descargar el archivo XML del comprobante electrónico
Cuando se ha guardado y terminado el detalle de transacción se activan los siguientes botones:
Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
Revertir: Este botón cambia el estado de la transacción a Pendiente, para que se realicen cambios antes de que la relación sea aplicada. Es importante, indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle
Imprimir: Imprime el detalle del documento (Cheque, ND, NC, otros)
Anular: Cuando se anula un movimiento de una cuenta corriente que ha sido aplicada, el sistema genera automáticamente una siento de reversión
Boleta: Permite generar los reportes de: Boleta retención del 2% impuesto y Boleta de reserva
El botón de detalles de créditos fiscales en la pestaña de detalle, al presionarlo activa la ventana emergente que muestra el detalle de aquellos créditos que fueron calculados por el sistema debido a que la linea se le selecciono la condicion de impuesto de Crédito Proporcional o crédito IVA, si se indico gasto corriente no se mostrará nada en esta pestaña
En la pestaña de detalle los campos de impuesto deducible e impuesto no deducible, estos dos campos se llenan automáticamente al registrar la linea y totalizar según se haya indicado que se acreditaran o no impuestos.
Recordar que el proceso de compras tiene integración con CxP, por lo tanto este proceso es solo si se realiza la digitación del documento de forma manual desde CXP
Los campos requeridos para el registro del IVA e información para llenar la información de los formularios de D104 Y D151 son:
- Clasificación tributaría (Formulario D104)
- Clasificación D151:
- IN: intereses
- AL: Alquileres
- CO: Compras
- SP: servicios Profesionales
- CM: Comisiones
- NA: No aplica
- VT: Ventas
- Condiciones de impuesto:
- Gasto Corriente: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea enviar al gasto y declararlo como un impuesto no deducible en el formulario D104 o si la linea esta no gravada
- Crédito Proporcional: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea acreditar el porcentaje según lo indicado en la ventana del cálculo de la prorrata y declararlo como un impuesto deducible en el formulario D104 y la otra parte del impuesto como un impuesto no deducible en el formulario D104
- Crédito Iva: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea acreditar el 100% y declararlo como un impuesto deducible en el formulario D104
- Tipo de clasificación:
- Usar solo con Gasto corriente
- LC-Local: Si la compra se hizo en el país
- IM-Importado: Si la compra se hizo fuera del país
- Ah-Autorizado por dirección general de hacienda: Si la compra se hizo no gravado
- Usar solo con Crédito Proporcional Y IVA
- BN-Bien: Utilizar para identificar un suministro
- BC-Bien capital: Utilizar para identificar un activo
- SE-Servicio: Utilizar para identificar un servicio
- Tipo de crédito Fiscal:
- LC-Local: Utilizar para identificar que es adquirido en el país
- IM-Importado: utilizar para identificar que es adquirido en el extranjero
- Impuesto: Se debe indicar el impuesto que se grava normalmente
- Actividad económica, se debe indicar la actividad económica a la que se va aplicar el impuesto deducible o no deducible
Estos son los permisos disponibles
- CANCELAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP
- CXP-CREAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP
- CXP-DOCUMENTO-ANU: Anulación de documentos
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-DEL: Eliminar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-IMP: Imprimir el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-INS: Insertar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-SEL: Ingresar al registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-UPD: Actualizar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DEL: Eliminar en el registro de encabezado de cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-DEL: Eliminar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-IMP: Imprimir el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-INS: Insertar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-SEL: Ingresar al registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-UPD: Actualizar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-IMP: Imprimir el registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-INS: Insertar en el registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-SEL: Ingresar al registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-TER: Terminar documentos en Cuentas por pagar
- CXP-DOCUMENTO-UPD: Actualizar el registro de encabezado de Cuentas por Pagar