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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad presentar al cliente una propuesta formal de productos o servicios, detallando precios, cantidades, descuentos, impuestos y condiciones aplicables. Este documento permite informar el costo estimado antes de realizar la facturación, facilitando la aprobación del cliente y sirviendo como respaldo previo a la generación de la factura.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Facturación
  • Tener creados los Puntos de Ventas
  • El cliente debe estar previamente registrado en el sistema
  • Los vendedores deben estar previamente creados en el sistema

  • Tener los artículos previamente configurados en el módulo Inventarios / Catálogos / Bienes y Servicios. En la cejilla General, sección Indicadores, debe estar habilitado el indicador “Artículo para la venta”, para que el artículo esté disponible al momento de seleccionarlo

  • Tener creada la Lista de Precios

  • Tener creados los Descuentos

 

¿Cómo registrar una Cotización?

  1. Ingresar al módulo de Facturación / Ventas / Cotizaciones
  2. Se debe seleccionar el botón de Agregar
  3. Completar los campos requeridos
  4. Seleccione el botón de Agregar para guardar el registro
  5. En el listado dar click sobre el registro agregado anteriormente
  6. Ir a la Cejilla Detalle, esta habilitada para ingresar los datos de los artículos o servicios de la cotización para que el sistema calcule automáticamente el total del documento
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro 
  7. La Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su solicitud y que después de eso reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
  8. La Cejilla Imprimir Detalle, está habilitada para visualizar y generar el reporte de la cotización con el detalle completo de la información registrada
  9. En la pantalla principal, los siguientes botones realizan las siguientes funciones:
    1. Duplicar: Se debe seleccionar un registro ya creado y presionar el botón Duplicar para generar una copia exactamente igual de la cotización
    2. Convertir: Se debe seleccionar una cotización que se encuentre en estado Aprobada y presionar el botón Convertir, para que la cotización se genere como factura dentro del sistema.
    3. Enviar: Se debe seleccionar una cotización que se encuentre en estado Aprobada y presionar el botón Enviar, para que la cotización sea remitida por correo electrónico al cliente.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • VTA-CONTROL-COTIZACION-INS       Agregar Cotización
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-UPD     Actualizar Cotización
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-DEL     Eliminar Cotización
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-INS      Duplicar Cotización
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-INS      Convertir a Factura
  • VTA-ORDEN-PEDIDO-SEL                   Enviar Cotización
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-SEL     Ingresar en Encabezado Control de Cotizaciones
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-EXP    Exportar en Encabezado Control de Cotizaciones
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-IMP     Reporte / Imprimir en Encabezado Control de Cotizaciones
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-AUT    Autorización Workflow en Encabezado Control de Cotizaciones
  • VTA-CONTROL-COTIZACION-INS     Agregar cotización

Procesos relacionados