Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir al usuario emitir facturas por bienes o servicios prestados y generar notas de débito para registrar ajustes o cargos adicionales que incrementen el saldo pendiente del cliente, garantizando el adecuado control de las cuentas por cobrar.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Tener acceso al Módulo de Facturación
• Tener creados los Puntos de Ventas
• El cliente debe estar previamente registrado en el sistema
• Los vendedores deben estar previamente creados en el sistema

• Tener los artículos previamente configurados en el módulo Inventarios / Catálogos / Bienes y Servicios. En la cejilla General, sección Indicadores, debe estar habilitado el indicador “Artículo para la venta”, para que el artículo esté disponible al momento de seleccionarlo

• Tener creada la Lista de Precios

• Tener creados los Descuentos

• El cliente debe estar configurado en el módulo Seguridad/Procesos/Clasificar Entidades 

• El artículo debe tener el código Cabys en el módulo de Inventarios/Catálogos/ Bienes y Servicios en la sección Bienes y Servicios en el campo "Código cabys"

• El cliente debe tener la Dirección registrada en el módulo de Facturación/Parámetros/Clientes en la sección "Direcciones"

• El cliente tipo jurídico debe estar inscrito en la DGI, de no ser así la factura será rechazada

¿Cómo crear una Factura?

1. Ingresar en el módulo Facturación / Ventas / Factura y nota débito
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los datos solicitados 
   1. La Subcejilla Información de Referencia, está habilitada para poder ingresar los datos de referencia si, la factura es de compra
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. La Cejilla Detalle, esta habilitada para ingresar los artículos o servicios correspondientes a la venta, indicando su precio, cantidad y descuento en caso de aplicar. Asimismo permite calcular automáticamente el monto total de la factura
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los datos solicitados
   3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro 
6. La Cejilla Asiento, está habilitada para visualizar el asiento contable generado por la factura
7. La Cejilla Movimientos, esta habilitada para visualizar los movimientos asociados a la factura
8. La Cejilla Bitácora, está habilitada para visualizar el estatus de aprobación o rechazo de la factura electrónica ante Hacienda
   1. La cejilla cuenta con los siguientes botones:
      1. Resp. Receptor: Permite generar y enviar el mensaje que el cliente (receptor) remite a Hacienda para indicar si acepta o rechaza la factura electrónica recibida
      2. XML Hacienda: Permite visualizar o descargar el comprobante fiscal electrónico original, documento digital legalmente válido que reemplaza la factura en papel
      3. XML Documento: Permite visualizar o almacenar el archivo XML del documento, el cual contiene la información estructurada y estandarizada de la factura para su consulta y resguardo
9. La Cejilla Imprimir, está habilitada para imprimir la factura
10. En la ventana principal se visualizan los siguientes botones:
    1. Duplicar: Seleccione la factura marcando la casilla y presione el botón Duplicar para generar una copia de la factura seleccionada.
    2. Enviar: Seleccione la factura marcando la casilla y presione el botón Enviar. Complete el correo electrónico y los demás campos requeridos para enviar la factura electrónica a Hacienda.
    3. Marcar pagada: Seleccione la factura marcando la casilla y presione el botón Marcar pagada para indicar que la factura ha sido cancelada. En la columna “Pagada” el estado cambiará de N a S.
11. En la ventana Factura y Nota Débito, el botón Procesos despliega las siguientes opciones operativas:
    1. Generar NC (Nota de Crédito): Permite emitir una nota de crédito asociada a una factura previamente aplicada en hacienda, con el objetivo de disminuir total o parcialmente el importe del documento original
    2. Generar ND (Nota de Débito): Permite generar una nota de débito a una factura aplicada en hacienda, a fin de incrementar su importe por ajustes o cargos adicionales
    3. Generar Recibo: Habilita la emisión de un recibo aplicado a facturas cuya condición de venta sea Servicios Prestados al Estado, funcionando como constancia formal del pago recibido.
    4. Apl. Hacienda: Envía electrónicamente la factura a hacienda para su validación fiscal. El sistema actualizará y mostrará el estado del documento, el cual puede ser: Aceptada, Pendiente, Por enviar, Corregir o Rechazada
    5. Reenviar comprobante: Permite reenviar la factura a la entidad fiscal una vez que haya sido corregida, cuando su estado sea Corregir, completando nuevamente el proceso de validación electrónica.
    6. Act. Referencia: Guarda los datos de referencia de la factura de compra

¿Cómo crear una Nota débito?

1. Ingresar en el módulo Facturación / Ventas / Factura y nota débito
2. Seleccionar con un clic la factura a la cual se le generará la Nota de Débito
   1. Nota: La factura debe encontrarse en estado "Aceptada" por Hacienda
3. Presionar el botón Procesos y seleccionar la opción Generar ND
4. Se va a visualizar en la pantalla principal la nota de débito generada 
5. Ir a la Cejilla General, la cual está habilitada para el ingreso y consulta de los datos principales de la Nota de Débito
   1. Completar únicamente los campos que se encuentren habilitados para edición manual
   2. Presionar el botón Actualizar para guardar los cambios realizados
6. Se debe seleccionar con un check la Nota de Débito que se generó 
7. Ir a la Cejilla Detalle, la cual está habilitada para visualizar los detalles de las facturas y agregar el aumento del artículo o servicio
   1. Seleccione con un clic la línea que desea modificar.
   2. Edite los campos requeridos.
   3. Finalmente, presione el botón de Actualizar para guardar los cambios
8. Presione el botón de Procesos
   1. Seleccione la opción Aplicar 
   2. Se envía electrónicamente la Nota de débito a la Dirección General de Ingresos (DGI) para su validación fiscal. El sistema actualizará y mostrará el estado del documento, el cual puede ser: Aceptada o Rechazada
9. Luego de que la factura fue aceptada, ir a la Cejilla Asiento, la cual está habilitada para visualizar el asiento contable asociado a la Nota de Débito, el cual se genera automáticamente
10. Ir a la Cejilla Movimientos, esta habilitada para visualizar los movimientos asociados a la Nota de débito
11. Ir a la Cejilla Bitácora, está habilitada para visualizar el estatus de aprobación o rechazo de la nota de débito 
    1. La cejilla cuenta con los siguientes botones:
       1. Exportar: Permite generar y descargar el listado de registros en un archivo (generalmente en formato Excel) para su consulta externa
       2. Actualizar Estado: Permite consultar y actualizar el estado actual del comprobante electrónico en el sistema, según la respuesta del ente fiscal o servicio correspondiente
       3. XML Respuesta: Permite visualizar o descargar el archivo XML que contiene la respuesta generada para el comprobante electrónico
       4. Descargar FE: Permite descargar el documento en PDF de la factura electrónica emitida
12. En la ventana principal, Seleccione la nota de debito marcando la casilla y presione el botón Enviar
    1. Complete el correo electrónico y los demás campos requeridos para enviar la nota de débito al cliente

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• VTA-ORDEN-PEDIDO-DEL     Eliminar en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-UPD    Actualizar en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-INS      Agregar en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-UPD    Marcar Pagada
• VTA-ORDEN-PEDIDO-SEL    Agregar en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-SEL    Ingresar en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-EXP    Exportar en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-INS    Duplicar
• VTA-ORDEN-PEDIDO-IMP    Reporte / Imprimir en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-AUT    Autorización Workflow en Encabezado de Orden de Pedido
• VTA-ORDEN-PEDIDO-APL    Generar NC
• VTA-ORDEN-PEDIDO-INS    Generar ND
• CNT-CATALOGO-IMP            Descargar
• VTA-ORDEN-PEDIDO-INS    Generar Pago
• VTA-ORDEN-PEDIDO-APL    Aplicar
• VTA-ORDEN-PEDIDO-SEL    Enviar
• VTA-ORDEN-PEDIDO-UPD    Actualizar