Introducción

Prerrequisitos

• El usuario tenga acceso al módulo de Activos Fijos.
• El usuario cuente con los permisos necesarios para registrar una entrada manual.
• La clasificación del activo se encuentre previamente configurada.
• La ubicación del activo se encuentre previamente configurada.
• Los estados físicos del activo se encuentren previamente configurados.
• La fecha de la entrada corresponda a un período contable abierto.
• Se cuente con la información y documentación de respaldo del activo que se desea registrar.

¿Cómo realizar una entrada manual de activos?

1. Ingresar en el módulo Activos fijos / Transacciones / Entrada manuales activos
2. Se mostrará el listado de entradas manuales registradas
3. Presionar el botón de AGREGAR
4. Completar la información solicitada en el formulario de la entrada
5. Una vez ingresados los datos requeridos, presionar Agregar para guardar el registro
6. En el listado, localizar la entrada creada y seleccionarla para ingresar a su detalle
7. Dentro del registro se habilitarán las diferentes pestañas disponibles para completar y gestionar la transacción.
8. Ir a la Cejilla Detalle, esta sección permite asociar los activos que forman parte de la entrada manual
   1. Presionar el botón de Agregar
   2. No. Activo (*):  Seleccionar el activo correspondiente, el sistema carga automáticamente los campos que no estan habilitados para editar
   3. Verificar que los valores registrados en el detalle correspondan correctamente al activo seleccionado
   4. Presionar Agregar para guardar 
9. Ir a la Cejilla Documentos, esta sección permite adjuntar la documentación relacionada con la entrada manual del activo.
   1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Completar el campo Resumen del Documento
   3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   4. Seleccione el documento y listo
   5. Se  debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
10. Ir a la Cejilla Imprimir:  Para consultar el reporte correspondiente a la entrada manual
11. Se recomienda validar la información mostrada antes de finalizar el proceso
12.  Ir a la Cejilla Autorizaciones: Está habilitada para que el funcionario proceda con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
       1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
       2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
       3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de Nueva autorización para que la solicitud sea enviada autorizar 

Aclaraciones

Documento generado por la Entrada del activo manual

1. Al autorizar la entrada del activo, el sistema generará automáticamente un documento en el módulo de Activos Fijos, el cual quedará en estado “Terminado”. Para consultar el documento generado:
2. Ingresar al módulo Activos Fijos / Transacciones / Documentos.
3. Buscar el documento generado automáticamente por el sistema y presionar sobre él.
4. Ir a la Cejilla General, donde podrá visualizar la información relacionada con la Entrada del activo.
5. Ir a la Cejilla Asiento, donde podrá visualizar el asiento contable generado para la Entrada.
6. Importante: Para que el sistema genere automáticamente el asiento contable de la Entrada, debe configurarse previamente el asiento correspondiente en Contabilidad / Catálogos / Transacciones Generales, de acuerdo con el tipo de transacción asociado a la Entrada del activo. En caso de que no se encuentre configurado para generarse automáticamente, el asiento contable deberá registrarse manualmente desde el documento generado, en la Cejilla Asiento.

Relación generada

Al aplicar la Entrada, el sistema también generará automáticamente una relación en el módulo Activos Fijos / Transacciones / Relaciones, la cual quedará en estado “Registro”. Para consultar la relación:

1. Ingresar al módulo Activos Fijos / Transacciones / Relaciones.
2. Buscar la relación generada automáticamente por el sistema.
3. Presionar sobre la relación.
4. Ir a la Cejilla Documentos, donde podrá consultar los documentos asociados a la relación.
5. Ir a la Cejilla Autorizaciones, la cual está habilitada para que el funcionario registre la solicitud de autorización.
   
   1. Presionar clic en el botón NUEVA AUTORIZACIÓN.
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización:
      
      1. AUTORIZADO: esta opción permite dar una respuesta positiva a la solicitud, para que continúe al siguiente paso del proceso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción al estado W = EN REVISIÓN o A = APLICADO, según la etapa del proceso. El estado A = APLICADO se establece al completar el último paso de aprobación.
      2. NO AUTORIZADO: esta opción permite dar una respuesta negativa a la solicitud, deteniendo el trámite y finalizando el proceso sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción al estado D = DENEGADO.
      3. CORREGIR: esta opción permite informar al solicitante que debe realizar correcciones a la solicitud y, posteriormente, reiniciar el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción al estado P = EN REGISTRO.
   3. Digitar una breve justificación.
   4. Presionar clic en el botón NUEVA AUTORIZACIÓN para registrar la respuesta y enviar la solicitud de autorización.
6. Ir a la Cejilla Documentos, la cual está habilitada para adjuntar documentos de interés relacionados con el trámite gestionado.
   
   1. Presionar clic en el botón NUEVO DOCUMENTO.
   2. Seleccionar el tipo de documento.
   3. Completar el campo Resumen del Documento.
   4. En el campo Cargar Documento (*), presionar clic para que el sistema active la ventana de búsqueda de documentos.
   5. Seleccionar el documento.
   6. Presionar clic en el botón AGREGAR DOCUMENTO para cargar el documento a la solicitud.
7. Las demás cejillas, como Asiento contable relación, Documentos por relación, Asiento contable por relación y Activo fijo tipo, están habilitadas para consultar la información y los reportes relacionados con la Entrada del activo, de acuerdo con la selección realizada.

Aplicación en el módulo de Contabilidad

1. Ingresar al módulo Contabilidad / Asientos / Asientos pendientes.
2. Buscar la relación de activos generada por el proceso de Entrada.
3. Seleccionar la relación y revisar el asiento contable generado.
4. Verificar los reportes contables correspondientes.
5. Presionar el botón Procesos y seleccionar la opción “Aplicar” para completar el proceso.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• SAF-ENTRADA-MANUAL-INS      Agregar en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-DEL     Eliminar en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-SEL     Ingresar en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-EXP     Exportar en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-UPD     Actualizar en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-INS       Agregar en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-IMP      Reporte / Imprimir en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-AUT     Autorización Workflow en Entrada Manual Activo
• SAF-ENTRADA-MANUAL-INS      Anexo de pólizas de seguros
• SAF-ENTRADA-MANUAL-IMP     Reporte