Introducción

El presente proceso permite a los usuarios gestionar de manera integral las compras institucionales mediante su integración con el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), abarcando cada una de sus etapas. Esta funcionalidad facilita la ejecución ordenada del proceso de contratación, asegurando trazabilidad, control y transparencia durante toda la gestión. Asimismo, contribuye a optimizar los tiempos de respuesta, reducir riesgos operativos y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contratación pública.

Prerrequisitos

• Permisos de acceso:
  Contar con todos los permisos habilitados para el ingreso y uso del sistema.
• Solicitud de Compra previa:
  Disponer de una Solicitud de Compras en Avatar, debidamente creada y autorizada.
• Indicador SICOP habilitado:
  La Solicitud de Compras en Avatar debe tener activado el indicador “SICOP - SI”, a fin de que sea visible al momento de integrar la Solicitud de Contrato en SICOP.
• Asignación de gestor de compras:
  Es obligatorio asignar un gestor de compras en la Solicitud de Compras, quien será el responsable de visualizar y gestionar las solicitudes asociadas a su nombre.
• Homologación de artículos (CABYS):
  La Solicitud de Compras debe incluir artículos homologados conforme al catálogo CABYS, los cuales serán validados durante el proceso de Solicitud de Contrato en SICOP.

¿Cómo registrar  una Solicitud de Contrato SICOP?

1. Ingresar al módulo de Compras / SICOP / Solicitud contrato SICOP
2. Presionar el botón de Agregar
3. Completar los campos requeridos
   1. En el encabezado de la solicitud, ubicar el campo “Importar Solicitud de Compra” y seleccionar la solicitud previamente confeccionada en el menú de Solicitud de Compras.  En caso de no visualizarla, verificar que el gestor de compras asignado corresponda al usuario actual.
4. Una vez completada la información requerida, presionar el botón de Agregar para guardar y continuar con el proceso
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic,
6. Ir a la Cejilla Consolidar líneas, está habilitada para visualizar los artículos o servicios ya añadidos en la solicitud de compra
   1. El usuario podrá seleccionar una o más solicitudes correspondientes a un mismo producto o servicio, provenientes de diferentes unidades ejecutoras
      1. Presionar el botón Agregar Línea de Solicitud
      2. Seleccione con un check las solicitudes que desea incorporar
      3. Presionar el botón Agregar para incorporar más líneas al proceso
7. Posteriormente, al tener definidas las solicitudes requeridas, se debe utilizar el botón “Confirmar” para finalizar la consolidación de líneas
8. Ir a la Cejilla Líneas Solicitud de Contrato, está habilitada para visualizar las líneas consolidadas
   1. Seleccione con un clic el registro y complete los siguiente campos obligatorios: Centro de Costo , Objeto del Gasto y Aplica Crédito Fiscal
9. Ir a la Cejilla General y presione el botón de Enviar 
10. Ir a la Cejilla Ajustes presupuestarios, está habilitada   para  los  contratos  adjudicados , se  encuentran disponibles  en la  Consulta  de  Contratos Sicop   y  requieren  un ajuste  presupuestario  en el  precio  unitario.
11. Ir a la Cejilla Histórico de cambios, está habilitada para consulta  donde  los usuarios  podrán  visualizar  los  cambios  en cada  una  de  las  líneas  del  contrato.
12. Ir a la Cejilla Cambios de cantidades, está habilitada para realizar cambios  en las  cantidades  en la  solicitud ,  siempre  y  cuando  el  contenido  presupuestario  sea  suficiente.
13. Ir a la Cejilla Traslado  Unidades Registro está habilitada para para  realizar ajustes  en los  montos  faltantes  una  unidad y  meta  con contenido  presupuestario.
14. Ir a la Traslado  Unidades  Aplicados   Esta  habilitado  para  visualizar  los ajustes realizados  en la  cejilla  Traslado  unidades  registros .
    1. Botón  Reversar  Ajuste se  utiliza  cuando  se  desea  reversar  un traslado  de  unidades  aplicado   
15. Ir a la Cejilla Bienes y Servicios Aplicados, está  habilitada para  visualizar  los  bienes  y  servicios  aplicados  en las  líneas  de  la  solicitud.
16. Ir a la Cejilla  Entradas Aplicadas, está habilitada para visualizar  las  entradas  de mercadería  asociadas  al  contrato ,el total  de  la  solicitud  y   el  monto  pendiente  de aplicar   de  entradas al  contrato . 
17. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Completar el campo Resumen del Documento
    3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    4. Seleccione el documento y listo
    5. Se  debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

Aclaraciones

• Validación del estado de la solicitud:
  El estado de la solicitud puede consultarse en la ventana principal (columna “Estado”) o en el encabezado de la solicitud, en el ítem “Estado”.
• Catálogo de estados de la solicitud:
  
  • R = Registro: Transacciones en proceso de registro y consolidación de líneas, sin confirmación para envío a SICOP.
  • C = Confirmada: Transacciones en preparación para el envío a SICOP.
  • E = Enviada: Transacciones enviadas a SICOP, en espera de generación de contrato.
  • F = Envío Fallido: Transacciones no enviadas a SICOP debido a errores; requieren ajustes por parte del usuario según el detalle indicado en el campo “Resultado”.
• Consulta de errores:
  Para visualizar el detalle de errores en caso de “Envío Fallido”, se debe ingresar a la pestaña del encabezado del contrato y revisar el campo “Estado” y “Resultado” al final de la ventana.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• COM-SOLICITUD-SICOP-INS     Agregar en Encabezado Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-DEL    Eliminar en Encabezado Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-SEL    Ingresar en Encabezado Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-EXP    Exportar en Encabezado Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-UPD    Actualizar en Encabezado Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-INS     Agregar en Encabezado Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-INS     Registrar Documentos en Encabezado Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-CONF Confirmar
• COM-SOLICITUD-SICOP-IMP    Reporte /Solicitud contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-ENV   Enviar
• COM-SOLICITUD-SICOP-REV-CONF Revertir Confirmación
• COM-SOLICITUD-SICOP-AMP    Ampliación
• COM-SOLICITUD-SICOP-RAMP  Revertir Ampliación