Introducción

Este proceso tiene como finalidad incluir una Solicitud de Compra para proceso de adquisiciones de bienes, servicios o suministros por medio de proceso de compra simplificada y contrataciones administrativas por medio de integración con el sistema SICOP.

Las transacciones de adquisiciones institucionales que son gestionadas por medio este tramite serán registrados en el auxiliar de Cuentas por Pagar, Inventarios o Activos, como también que requiere ser gestionada por medio de orden de compra o por medio de la plataforma del sistema SICOP

Prerrequisitos

REGLAS QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA MOSTRAR BIENES Y SERVICIOS EN LA CEJILLA CATALOGO

1. Revisar si el tipo de solicitud es tipo servicio, inventario o activo.

2. Validar que el devengo seleccionado sea el igual que el tipo (servicio, inventario o activo) de la solicitud

3. Validar que exista configurado en el parámetro de cuentas por familia ese devengo para la familia seleccionada.

4. Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios que el bien o servicio que no se muestra se encuentre con el estado Activo.

5. Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios que el bien o servicio tenga encendido el indicador de  Artículo Genérico.

6. Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios, en la cejilla UNIDADES DE FORMULACIÓN, se encuentre la unidades ejecutora del usuario autorizada para hacer compras.

7. Validar en el módulo de Presupuesto en el submenú precio de formulación el bien o servicio que se muestre incluido un precio para el año presupuestario que se está ejecutando 

Si es requerido para ligar un proceso de compra o una linea de una solicitud de compra a una transacción de un proyecto de OBRA en PROCESO o registro de un BIEN INTANGIBLE con entrega parciales, antes del registro del activo final debidamente entregado, se debe:

• Validar en el módulo de Activos en el submenú Transacciones / Obras en Proceso si existe algún proyecto que este debidamente aplicado con el estado en PROCESO

Cómo incluir una solicitud de compra?

1.  Ingresar en el módulo Kiosco/ Compras/ Solicitud de Compras 
2. Se debe completar los dato solicitados Cejilla General
   
   1. Se debe completar los datos solicitados
   2. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para guardar el registro
3. La Cejilla Catalogo se debe completar algunos de los filtros de la ventana para poder seleccionar el artículo
   
   1. Se debe seleccionar el artículo 
   2. Se debe agregar cantidad  
   3. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR Seleccionados para guardar el registro en  Detalle
4. La Cejilla Detalle, está habilitada para aprobar o rechazar el presupuesto
   
   1. Se  presionar clic en el detalle que se desea aprobar o Rechazar presupuesto
      
      1. APROBAR PRESUPUESTO: esta opción está habilitada para aprobar el presupuesto de la Solicitud de pago
      2. RECHAZAR PRESUPUESTO: esta opción está habilitada para rechazar el presupuesto de la Solicitud de pago
5. La Cejilla Bitácora de Estado, está habilitada para agregar el estado de la compra
   
   1. Se debe completar los datos solicitados
   2. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para guardar el registro
6. La Cejilla Información SICOP, está habilitada para mostrar la información de SICOP 
7. La Cejilla Datos Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACION 
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      
      1. AUTORIZADO: esta opción esta habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción esta habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción esta habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Ingrese en la cejilla de autorización y digite una breve la justificación y presione clic en el botón de Aprobar Esta Solicitud para que la solicitud sea enviada autorizar.
8. La Cejilla Documentos, esta habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
   
   1. Presionar clic en el botón de AGREGAR 
   2. Seleccionar el tipo de documento NUEVO DOCUMENTO
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento y listo
   6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para subir el documento a la solicitud
9. La Cejilla Imprimir, está habilitada para mostrar en in reporte la información generada

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

PRE-SOLICITUDES-SEL  Ingresar en Detalle de Solicitud de Presupuesto

COM-SOLICITUDES-SEL  Ingresar en Solicitudes de Presupuesto

COM-BITACORA-SOL-COMPRAS-SEL  Ingresar en Bitácora Estado Solicitud Compras

MSA-WORKFLOW-HISTORIA-SEL Ingresar al registro de Historico de Movimientos de Workflow.

DOC-DOCUMENTOS-SEL   Agregar Documento