Introducción

Este  proceso  tiene  como finalidad generar  un formulario  para  el  desembolso  de  dinero  por  diferentes  medios  de  pago, los  cuales  pueden   ser  para  sufragar  gastos  imprevistos  o  asociar  los  gastos  de  las  diferentes  solicitudes  de  gira.Esperamos  que la  información sea  utilidad  al  usuario.  

Pre-requisitos

 

• El  usuario  deberá contar  con  un fondo  de  caja  Chica vigente  previo  a  la  creación  del Giro  de  Dinero.
• Contar  con  la  meta  ,  plan de  actividades  (plan  de  Compras ) y  cuenta  presupuestaria  con  contenido  presupuestario necesario   para  realizar  el  giro.
•  Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios que el bien o servicio tenga encendido el indicador de  Listar en Vales.
• Validar que el devengo seleccionado sea el igual que el tipo (servicio) 
• Validar que exista configurado en el parámetro de cuentas por familia ese devengo para la familia seleccionada.
•  Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios que el bien o servicio que no se muestra se encuentre con el estado Activo.
•  Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios, en la cejilla UNIDADES DE FORMULACIÓN, se encuentre la unidades ejecutora del usuario autorizada para hacer compras.
• Validar en el módulo de Presupuesto en el submenú precio de formulación el bien o servicio que se muestre incluido un precio para el año presupuestario que se está ejecutando 
• Debe existir una apertura de Caja chica, para la cuenta seleccionada
• La fecha del vale debe ser igual o superior a la fecha de la apertura de la caja chica

¿Cómo crear los Giros de Dinero?

1. Ingrese  al  modulo de  Kiosko /Tramites /Giros  de  Dinero 
2. Presionar un clic en el el botón de Agregar para que se active  el  formulario  de  Giros  de  Dinero. Completar  la  información que  se  detalla  continuación.
   1. Seleccione el tipo de solicitud
      • Transferencia debe usar cuando el dinero solicitado sera tramitado por transferencia de fondos bancarios.
      • Efectivo debe usar cuando el dinero solicitado sera entregado en efectivo por el encargado del fondo de Caja Chica o Trabajo.
      • Continuo, debe usar cuando el dinero solicitado sera tramitado por transferencia de fondos bancarios, para hacer un pago anticipado para una reserva combustible.
      • Entidad Este  es  un  modal  que  al  seleccionarlo  desplegara un listado  de  los  funcionarios activos.
      • Fecha del  documento Este campo  se  podrá  seleccionar  en el  calendario  la  fecha  actual   o  posterior   a  la  registrada  en el Fondo  de  Caja  Chica. 
      • Observación  Se  registrara  un pequeño  detalle  de  los  gastos  solicitados  o  alguna  generalidad  que el  usuario  desee  comunicar .
      • Cuenta  Este  campo  se  completara  dependiendo  el  Tipo de  Giro  que  se  seleccione,  así sera  los  medios  de  pagos  asociados.
      • Numero de  Giro  En este  campo el  sistema  asignara  un consecutivo por  defecto. El  usuario  no  podrá  completar  este  campo.

      • Tipo  de  Trasferencia Este  campo  esta  asociado  al  Tipo  de  Giro  que  estamos  seleccionando 

        1-Transferencia  -  Pago  por  Trasferencia.

        2- Efectivo -Pago  en  Efectivo. 

        3- Continuo- Reservas  de  combustible.

      • Numero de  Gira  El  usuario  podrá  asociar  al  Giro  el  formulario  de  la  Gira que  se  ha  confeccionado  previamente. Así  el  mismo  asociara  de  manera  automática  los  gastos  asociados  a  la  Gira. 
      • Numero  de  Transacción  Bancaria  El  usuario  podrá  registrar  un  numero  transaccional  al  giro  en el  caso  de  ser  por  Transferencia.
      • Menú  Financiero En esta parte  del  Formulario  el  usuario  tendrá  un detalle  de  los  campos  y  valores  financieros  asociados  al Giro.
      • Moneda  El  usuario  seleccionara  en  que  moneda  desea generar  el  Giro  de  Dinero Colones , Dolares, Euros.
      • Monto  del  Giro Se podrá  visualizar el  monto  consolidado  de  todos  los  gastos  asociados.
      • Monto  Liquidado  Se  podrá  visualizar  el  detalle  de  los  gastos  consolidados  asociados  al  formulario  de  liquidación.Solo  lo  que  el  usuario  utilizo en gastos.
      • Tipo  de  Cambio  El sistema  signara  el  tipo  de  cambio  de  Compra  o  Venta  del  día  incluido  en el  documento.
      • Proceso  El  Giro  de  dinero  deberá  llevar  una  serie  de  aprobaciones  antes  de Desembolsar  los  Fondos  , este  campo  identificara  en que estado  se  encuentra  de  aprobaciones.
      • Monto Liberado  El usuario  podrá Liberar el  contenido  presupuestario del  Giro  de  dinero   posterior  a  las  probaciones  para  tales  efectos se  destino  este  campo de  consulta.

      •   Estado  Este  campo  esta  asociado  a  los  diferentes comportamientos  de  los  diferentes  procesos  integrados al Giro de  Dinero.

        1-Pendiente  Se esta  registrando  el  giro 2-  Tramite   En este  estado  el  Giro  no  cuenta  con  Todas  las  aprobaciones.

        3-No  Desembolsado  esta  enfocando  a  los  Giros  por  Transferencia  que  no  tienen  una  Transferencia  de  viáticos  asociada.

        4-Desembolsado  Este  estado  se  determinara  para  los  giros  en  Efectivo  que  han  completado  sus  aprobaciones en el  proceso  de  WF. En el  caso  de  los  Giros por  transferencia   que  ya  cuenten  con  una  Transferencia  de  Viáticos Asociada. 

        5-Liquidado Este  estado  se  podrá  visualizar  cuando  el  usuario  proceda  a  llenar  el  formulario  con  la  información de  los  gastos  verdaderamente  utilizados.

3. Ingrese la cejilla de Catálogo :   El  usuario  contara con una  vista  de  los  servicios  disponibles  a  seleccionar , o  podrá hacer  uso  de  los  filtros  de  búsqueda  para  ubicar  el  servicio  que  requiere asociar  al  Giro de  Dinero , el  mismo  tiene  un campo  editable  donde  podrá  asignar  la  cantidad.  Cada  campo es  un  modal  donde  el  usuario  podrá visualizar  un catalogo. 
   • Cód. BYS  Catalogo  de  Bienes  y  Servicios 
   • Unidad  ejecutora   El  usuario  solo  podrá  visualizar  las unidades  ejecutoras  asociadas a  su  departamento. 
   • Có. Meta   El  usuario  solo podrá seleccionar  las metas  asociadas  a  su  unidad  ejecutora  y  que  cuenten  con  contenido  presupuestario.  
   • Clasificación 
   • Descripción 
   • Devengo   En el  caso  de  los  Giros  de Dinero  solo  se  podrá  seleccionar  el  devengo  asociado  a  Servicio

   • Familia  Este  campo mostrara  las  Familias  asociadas  a  los  servicios  que  se  encuentren  en el  catalogo  de  Bienes  y  servicios

     Una  vez  registrados  todos  los  servicios asociados a  la  Gira  se  procederá  a  seleccionarlos  y  presionar  el  Botón  Agregar  Registros  Seleccionados.

4. Cejilla  Detalle  El  usuario  tendrá  una  vista  de  los  gastos  asociados  al  Giro  de  Dinero, es  una  ventana  de  consulta  ,  la  cual  cuenta  con  columnas de   Linea , Articulo, Descripción , Cuenta contable , Cuenta , Cuenta  presupuestaria, Monto,Meta ,Estado y  Centro  de  costo. El  usuario  podrá  validar cada  una  de  estas  columnas , podrá  eliminar  cualquiera  de  las  lineas  si  el  documento  no  cuenta  con  aprobaciones. De  caso  contrario  si  todas  las  lineas  de  servicios  están  correctas el  usuario  deberá seleccionarlas  y  presionar  el Botón Procesos   Aprobar  o  Rechazar  el  presupuesto. Esto  con el  objetivo  que  se realice  la  reserva  presupuestaria.

5. Cejilla  Autorizaciones : Solo los  usuarios  que  cuenten  con los  permisos  necesarios  para  realizar  las  aprobaciones  podrán  realizar  este  proceso. El  cual  se  gestionara  desde  el  Botón  nueva  Autorización  el  cual  cuenta  con  los  campos  requeridos.   

   Numero  de  Giro Este  campo  se  tomara  del  numero de  giro  asignado  de  la cejilla  General 

    Relación  Este  campo  no  es  edita ble  el  sistema  generara  la  información  por  defecto.

    Justificación  El  usuario  podrá  incluir  un detalle  de  la  justificación  que  desee  comunicar.

   Generar  En Este  campo  no  es  edita ble  el  sistema  generara  la  información  por  defecto.

   Autorización Este  espacio  tendrá  diferentes   opciones  para  el  usuario   que  podrá  cambiar  el  estado  del  formulario  de  Giro .Autorizado  cuenta  con el  visto  bueno  del  usuario  ,   Corregir este  estado  le  permite  revertir  las  autorizaciones  previas y  dejar  en estado  registro  el  documento  para  realizar  la  corrección de  los  datos  del formulario. No  Autorizado este  estado  se  puede  utilizar  con el  objetivo  de  no  permitir  el  Desembolso  del  dinero.

    Presionar  el  Botón Nueva  Autorización Este  proceso  se  realiza  una  vez  configurado los  datos  anteriores .   

   Cejilla  Documentos : El  usuario  podrá  incorporar  al formulario  de  giro  una  serie  de  documentos  que  en diferentes  formatos  de  archivo.

   1-Numero  de  Giro  Este  campo  se  asigna  por  el  numero  de  Giro  de  la  pestaña  General.

   2-Tipo de  Documento  El  sistema  desplegara  una  listado  de  documentos  que  puede  incorporar al  Giro  de  Dinero.

   3-Cargar  Documento El  usuario  podrá  hacer  la selección del  archivo  que  desea incluir  , de  cualquier  parte  de  la  unidad  de  almacenamiento  de  la  computadora                     

    

    

    

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• CXP-VALES-CAJA-UPD Actualizar en el registro de Vales de Caja Chica.
• CXP-VALES-CAJA-DEL Eliminar en el registro de Vales de Caja Chica.
• CXP-VALES-CAJA-IMP Imprimir el registro de Vales de Caja Chica.
• CXP-VALES-CAJA-SEL Ingresar al registro de Vales de Caja Chica.
• CXP-VALES-CAJA-INS Insertar en el registro de Vales de Caja Chica.