Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir que los usuarios con perfil de autorización presupuestaria puedan revisar, analizar, ajustar y aprobar las solicitudes de formulación realizadas por las diferentes unidades ejecutoras de la institución. Por medio de este procedimiento se valida que la información registrada cumpla con las políticas institucionales, la disponibilidad presupuestaria y la estructura definida para el periodo correspondiente. Asimismo, el sistema permite mantener un control y trazabilidad de cada una de las autorizaciones realizadas, de acuerdo con el workflow configurado, permitiendo identificar el estado de cada solicitud, los usuarios que participaron en el proceso y las observaciones registradas durante la revisión.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de presupuesto
• La formulación presupuestaria debe encontrarse en estado “Aplicada”
• El Año Presupuestario debe estar creado y en estado “Formulando”
• El usuario debe contar con permisos sobre las unidades ejecutoras que va a revisar y autorizar
• El usuario debe disponer de los permisos y perfiles necesarios para ejecutar el proceso de autorización

¿Cómo realizar la Autorización Presupuestaria?

1. Ingresar al Modulo de Presupuesto / Formulación / Autorización presupuestaria
2. Seleccionar la solicitud de formulación a autorizar
3. Ir a la Cejilla Formulado, esta habilitada para poder revisar cada línea de formulación de las diferentes unidades ejecutoras
   1. Verificar o modificar las columnas de "Cantidad autorizada" y "Monto Unitario Autorizado Local"
4. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
5. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud 
6. Ir a la Cejilla Resumen, y validar la información indicada en el registro ( este cejilla está habilitada para mostrar el reporte de la información generada.
7. Ir a la Cejilla Detallado, y validar la información indicada en el registro ( este cejilla está habilitada para mostrar un reporte mucho más detallado de la información generada

Aclaraciones

1. En la pestaña Formulado, los campos de las columnas “Cantidad Autorizada” y “Monto Unitario Autorizado Local” son editables. El usuario únicamente debe ingresar la cantidad o el monto correspondiente, y el sistema guardará automáticamente la información por defecto.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• PRE-FORMULACION-AUX-SEL    Autorizaciones de Presupuesto
• PRE-FORMULACION-AUX-SEL    Reporte resumido formulación
• PRE-FORMULACION-AUX-SEL    Reporte Detallado formulación
• PRE-FORMULACION-AUX-UPD   Revertir
• PRE-FORMULACION-AUX-AUT   Autorización Workflow en Formulación Presupuestaria Auxiliar
• PRE-FORMULACION-AUX-INS    Registrar Documentos en Formulación Presupuestaria Auxiliar
• PRE-FORMULACION-AUX-IMP    Imprimir
• PRE-FORMULACION-AUX-EXP   Exportar