Los recursos que han sido asignados , en muchas ocasiones se requiere una redistribución de los fondos entre las diferentes cuentas , metas y unidades ejecutoras en un periodo en ejecución. El sistema Avatar le permite al usuario realizar estas modificaciones de manera eficiente , con información real , ordenada y Simple.
- El presupuesto anual se debe encontrar en estado Ejecutando.
- Los periodos mensuales deben estar en estado activo.
- En la ficha de año presupuestario , en el menú fechas limites ,se debe encontrar el periodo inicial y final de modificaciones habilitado para el periodo en el cual se desea hacer la modificación.
- Se recomienda al usuario tener identificado la cuenta presupuestaria, meta y unidad ejecutora para mayor fluidez del proceso , el usuario podrá encontrar esta información en la consulta del consolidado.
Los usuarios deberán contar con los permisos del modulo de seguridad para poder realizar las aprobaciones y el documento quede en estado Activo.
1.Ingrese al Modulo de presupuesto /Modificaciones / Traslados recursos.
2.Botón agregar : Seleccione este botón y el sistema mostrara un formulario a completar por el usuario
3. Cejilla General Modificaciones
Código :El sistema asignara un código numérico , según el consecutivo disponible, campo no editable.
Tipo de modificación: Al seleccionar este menú el usuario podrá visualizar un sub menú , el cual le permitirá optar por el tipo que requiera.
Fecha : Se podrá seleccionar la fecha a realizar el documento , siempre y cuando este habilitada en el periodo de modificaciones.
Numero de Documento : En este campo se podrá incluir un detalle numérico o Alfanumérico para identificar el documento.
Estado: Este campo no es editable , el sistema le asignara su condición en base a las autorizaciones realizadas por el usuario R Registro o A Autorizado .
Descripción del Estado: El espacio no es editable , el mismo esta asociado al menú Estado , el cual identificara las variaciones en base a la condición del documento.
4.Cejilla Detalle de la modificación
Botón Agregar : Al seleccionar esta opción el sistema le permitirá visualizar un nuevo formulario a completar.
Consecutivo:El sistema asignara un código numérico , según el consecutivo disponible, campo no editable.
Código de Modificación: Este espacio no es editable , el sistema asigna el código por el tipo de modificación.
Tipo: En este campo solo se podrá seleccionar un tipo, ya que el movimiento esta identificado en la pestaña general.
Compañía: El sistema identificara de forma automática la el código de compañía en la que se esta trabajando.
Cuenta presupuestaria:El sistema le permitirá visualizar un sub menú seleccionando esta opción, la cual cuenta con filtros de búsqueda que le permitirán identificar mas fácilmente la Cuenta que destinara los fondos.
Meta:El sistema le permitirá visualizar un sub menú seleccionando esta opción, la cual cuenta con filtros de búsqueda que le permitirán identificar mas fácilmente la Meta que destinara los fondos.
Monto de la Modificación: En este campo el usuario podrá incluir cantidad a modificar.
Unidad Ejecutora: El sistema le permitirá visualizar un sub menú seleccionando esta opción, la cual cuenta con filtros de búsqueda que le permitirán identificar mas fácilmente la Unidad Ejecutora que destinara los fondos.
Descripción: Este espacio esta habilitado para incluir información que se crea conveniente aportar, para identificar el documento.
Cuenta presupuestaria:El sistema le permitirá visualizar un sub menú seleccionando esta opción, la cual cuenta con filtros de búsqueda que le permitirán identificar mas fácilmente la Cuenta Presupuestaria que recibirá los fondos.
Meta:El sistema le permitirá visualizar un sub menú seleccionando esta opción, la cual cuenta con filtros de búsqueda que le permitirán identificar mas fácilmente la Meta que recibirá los fondos.
Unidad Ejecutora: El sistema le permitirá visualizar un sub menú seleccionando esta opción, la cual cuenta con filtros de búsqueda que le permitirán identificar mas fácilmente la Unidad Ejecutora a que recibirá los fondos.
Seleccione el Botón Agregar para completar de incorporar la información del formulario.
5 .Cejilla Documentos
Esta cejilla le permitirá al usuario incluir documentos en diferentes formatos para respaldar la modificación presupuestaria seleccionando el Botón Nuevo Documento.
El Código sera asignado por el sistema contemplado el consecutivo del documento .
Tipo de Documento: Este combo de menú el usuario podrá seleccionar un documento a asociar con el registro de la modificación.
Resumen del Documento : En este espacio se podrá incorporar una detalle asociada al documento a incorporar.
Cargar Documento:Este espacio le permitirá al usuario realizar la búsqueda del archivo a incorporar o arrastrarlo hacia la ventana .
Cuando se haya concluido de completar los espacio el usuario seleccionara el botón Agregar Documento y se dará por finalizado el proceso de cargar documento.
6. Cejilla Autorizaciones
Los usuarios debidamente autorizados para este proceso podrán realizar el proceso de Aprobaciones , siguiendo el flujo que se asigno en el modulo de seguridad.
Seleccione el botón Nueva Autorización, este lo llevara a un nuevo Formulario de autorizaciones .
Autorización en este combo de menú el usuario podrá seleccionar el estado Aprobado o Rechazado del registro del documento.
Justificación : Este campo es obligatorio el usuario deberá incorporar un breve comentario.
Resumen: Este espacio no es obligatorio , esta a disposición del usuario para redactar mas detalle a la justificación de aprobación.
Una vez concluido el flujo de aprobaciones el documento deberá estar en estado aprobado o rechazado dando por finalizado el proceso de registro de la modificación.
Aclaraciones
1.El sistema solo permitirá registrar las modificaciones presupuestarias si las fechas de autorización se encuentran dentro del periodo permitido.
2.El el menú de tipo de Modificaciones solo se podrán seleccionar la opción de tipo :
- Modificaciones Traslados recursos
3.El tipo de MODIFICACIONES Traslados recursos solo esta habilitada para este proceso especifico.
Estos son los permisos disponibles
- PRE-MODIFICACIONES-CTAS-DEL Eliminar en el registro de Modificaciones Entre Cuentas.
- PRE-MODIFICACIONES-CTAS-IMP Imprimir el registro de Modificaciones Entre Cuentas.
- PRE-MODIFICACIONES-CTAS-INS Insertar en el registro de Modificaciones Entre Cuentas
- PRE-MODIFICACIONES-CTAS-SEL Ingresar al registro de Modificaciones Entre Cuentas.
- PRE-MODIFICACIONES-CTAS-UPD Actualizar en el registro de Modificaciones Entre Cuentas.