Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir el registro y administración del expediente de cada funcionario dentro del sistema. A través de esta opción se pueden almacenar y consultar datos personales, laborales y documentación relacionada, facilitando el control y seguimiento de la información del personal de manera organizada y segura.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de RRHH o Control de Personal
• Tener creadas las nacionalidades
• Tener creados los grados académicos
• Tener creadas las sedes
• Tener creadas las materias
• Tener creados las Instituciones y Colegios
• Tener creadas las facultades
• Tener creadas las carreras
• Tener creados los idiomas
• Tener configuradas las competencias

¿Cómo agregar un Expediente Funcionario?

1. Ingresar en el módulo Control de Personal / Personal / Expediente funcionario
2. Presionar el botón de Agregar
3. Se deben completar los datos solicitados
   1. La sección Expediente funcionario, está habilitada para registrar la información personal del funcionario
   2. La sección General, está habilitado para registrar los datos de contacto 
   3. La sección Administración, está habilitada para registrar los datos del fondo de pensión
   4. La sección Datos de cálculos varios, está habilitada para visualizar la información del calculo de vacaciones y aguinaldos, no se permiten editar los datos, el sistema al realizar los cálculos muestra la información en esta sección
   5. La sección Entidades gubernamentales, está habilitada para digitar la fecha de ingreso del funcionario y fecha de inicio de vacaciones
   6. La Sección Forma de Pago, está habilitada para indicar las condiciones en las cuales se le va realizar el pago al nuevo funcionario
   7. La Sección Datos para la anualidad, está habilitada para el sector  privado o secto  publico. Los usuarios  del  Sector Publico deberán registrar la  fecha de el estudio realizado  para  el  reconocimiento  de anualidades de  las  otras instituciones en las cuales el funcionario haya brindado sus servicios, en caso de no tener se procederá  a registrar la misma fecha de ingreso. Para el Sector Privado es importante registrar la fecha de ingreso del funcionario, con el  objetivo que elsistema reconozca este dato para el calculo de vacaciones
4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar en la pantalla principal el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
6. Ir a la Cejilla Cursos, está habilitada para agregar los cursos que impartirá el funcionario en caso de que sea profesor
   1. Presionar el botón de Agregar
   2. Se debe seleccionar la(s) materia(s)
   3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
7. Ir a la Cejilla Colegios profesionales, esta habilitada para registrar la información del colegio profesional del funcionario
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los datos solicitados
   3. Se debe presionar el botón Agregar para guardar el registro
8. Ir a la Cejilla Publicaciones, está habilitada para visualizar el puesto, nombre del curso y fecha inicial
9. Ir a la Cejilla Ocupación, está habilitada para visualizar el puesto laboral del funcionario y la fecha en que inició sus labores
10. Ir a la Cejilla Especialidades, está habilitada para registrar las especialidades profesionales o áreas de conocimiento del funcionario
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe seleccionar la(s) Especialidades
    3. Se debe presionar el botón Agregar para guardar el registro
11. Ir a la Cejilla Disponibilidad, está habilitadapara parametrizar los días en que el funcionario está disponible, así como la fecha y el turno correspondiente
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón Agregar para guardar el registro
12. Ir a la Cejilla Carreras, está habilitada para agregar y visualizar la carrera correspondiente del funcionario
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Seleccione con un check la carrera que desea asignar
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para guardar el registro
13. Ir a la Cejilla Cuentas Bancarias, está habilitada para registrar y administrar la información de las cuentas bancarias asociadas al funcionario
    1. Presionar el botón de Agregar
    2. Completar los campos requeridos
    3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
    4. Nota: En caso de que la cuenta bancaria vaya a utilizarse para el pago de viáticos y salario, se deben activar los indicadores correspondientes
14. Ir a la Cejilla Idiomas, está habilitada para agregar los idiomas que domina el funcionario
    1. Presionar el botón de Agregar
    2. Seleccionar con un check el idioma
    3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro 
15. Ir a la Cejilla Formación Académica, esta habilitada para registrar y consultar la información relacionada con los estudios previos del funcionario, tales como nivel académico, institución, título obtenido
    1. Presionar el botón de Agregar
    2. Completar los campos requeridos
    3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
16. Ir a la Cejilla Comentarios, permite registrar observaciones o anotaciones relevantes en el expediente del funcionario
    1. Presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. presionar el botón de botón Agregar para guardar el registro
17.  Ir a la Cejilla Competencias, está habilitada para registrar y visualizar las competencias y habilidades del funcionario
    1. Presionar el botón de Agregar
    2. Seleccionar con un check las competencias que ya están registradas en el sistema
    3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro 
18. Ir a la Cejilla Requisitos, está habilitada para agregar un requisito según la clasificación correspondiente
    1. Presionar el botón de Agregar
    2. Se deben completar los campos requeridos
    3. Presionar el botón de botón Agregar para guardar el registro
19. Ir a la Cejilla Referencias, está habilitada para registrar las referencias personales o laborales del funcionario
    1. Presionar el botón de Agregar
    2. Se deben completar los campos requeridos
    3. Presionar el botón de botón Agregar para guardar el registro
20. Ir a la Cejilla Estudios, está habilitada para visualizar los estudios del funcionario 
21. Ir a la Cejilla Pólizas, está habilitada para visualizar las pólizas asociadas al funcionario
22. Ir a la Cejilla Familiar, está habilitada para registrar y gestionar la información de los familiares del funcionario dentro de la institución, así como el tipo de vínculo correspondiente
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de botón Agregar  para completar el registro
23. Ir a la Cejilla Accidente laborales, está habilitada para visualizar los accidentes asociados al funcionario
24. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• PLA-EXPEDIENTE-SEL     Agregar en Expediente funcionario
• PLA-EXPEDIENTE-DEL    Eliminar en Expediente funcionario
• PLA-EXPEDIENTE-SEL    Ingresar en Expediente funcionario
• PLA-EXPEDIENTE-EXP    Exportar en Expediente funcionario
• PLA-EXPEDIENTE-UPD   Actualizar en Expediente funcionario
• PLA-EXPEDIENTE-INS     Agregar en Expediente funcionario
• PLA-EXPEDIENTE-IMP    Reporte / Imprimir en Expediente funcionario
• PLA-EXPEDIENTE-INS    Registrar Documentos en Expediente funcionario