Introducción

Este proceso tiene como finalidad de instruir al usuario en  el proceso paso   a  paso, para  incluir la  informacion  personal  de las  nuevas  contrataciones. 

Prerrequisitos

• Poseer  los permisos  para el ingreso ingresar al modulo  de  RRHH o  Control de  Personal. 

• Disponer  de  la información personal  del funcionario, nuevo para  completar la  información solicitada  en los deferentes pestañas  del formulario.

   

¿Cómo ingresar  informacion en el expediente  de personal?

1. Menú  Personal 
2. Menú Expediente  de  personal del  empleado 
3. Agregar:En la ventana  de  expediente  personal  empleado  en la  parte  superior  derecha  se  encontrara  el  boton de  Agregar  el  cual  le  desplegara  un  formulario que  solicita  una  serie  de  informacion personal , que  se  deberá completar una  serie  de campos obligatorios  , los mismos están  identificados  con  asterisco  , son  un requisito  indispensable  para  generar el expediente  y  que  quede habilitado  en el  auxiliar  de  RRHH o  Control de  Personal.

4. Pestaña  Personal: Esta  compuesta  por  la  siguiente  información   esta  compuesta  por :

1. Nombre  *
2. Primer  Apellido *
3. Segundo  Apellido *
4. Sexo : Este menú  colgante  permitirá  al  funcionario  seleccionar  el  genero  del  funcionario. Femenino o  Masculino 
5. Estado  Civil *:Este  menú  colgante tiene  una  serie  de  informacion  en la  cual el  funcionario  podrá  seleccionar  el  criterio  mas  apropiado, segun el  perfil del  funcionario.
6. Numero  de  Hijos
7. Fecha de Nacimiento *: Esta información  puede  ser  digitada  o  seleccionada  en el  calendario  que  esta  del   lado  derecho . 
8. Numero  de identificación*: Se deberá  seleccionar  en el  menú  colgante el  tipo  de  documento  de  identificacion  del funcionario y dígito  de  forma  maual  el numero  del documento . 
9. ID. Caja Unica (extranjeros)
10. Nacionalidad:  En esta  opcion el usuario  deberá  presionar  sobre el  menú  Nacionalidad  , esto le  proporcionara  un  menú  oculto  con  las  diferentes  nacionalidades  y  podrá  seleccionarla.

  5.Menu Pestaña  General: Esta pestaña esta  compuesta  por  una  serie  de  campos  obligatorios  y no  obligatorios los  cuales  están identificados  con  un  asterisco :

• Grado  Académico: El  usuario deberá presionar sobre  este  menú  el  cual desplegara  un  menú  oculto  donde  el  usuario podrá  seleccionar  cualquiera  de  las  opciones. 

• ID del  Reloj: Esta opcion el  usuario  deberá  registrar  el  numero  asignado  en  el        reloj de  marcas , solo  es  un campo  obligatorio  en  caso  de  estar  integrado  con el        reloj  de  marca de  ingreso  y  salida.

•  Tipo : Va  muy de  la mano  con  el  horario  de  trabajo  y  la integración  con el  reloj  de  marcas  en  caso  de  no tener  esta  opcion  se  deberá seleccionar  en  la  opción exonerado.

• Número de Teléfono

• Teléfono en Caso Emergencia

• Teléfono Celular

• Número de Credencial

• Apartado Postal

• Correo Institucional:Esta  opcion de  datos  solicitados  tiene integración en el proceso de envió  de  los  comprobantes  de  pago en la  modalidad digital . 

• Correo Personal

• Tipo de Licencia: El usuario  deberá  seleccionar  en el  menú  colgante  si el  nuevo  funcionario  tiene  este requisito  .

•  Tipo de Licencia: El usuario  deberá  seleccionar  en el  menú  colgante  si el  nuevo  funcionario  tiene  este requisito  .

• Dirección

 6. Pestaña Administración Esta  pestaña  esta  compuesta  con información para  el area  Administrativa , es muy importante    completar  los  campos  destacados con asteriscos o no ya  que esta información tiene  integración  con en el proceso de calculo de  planilla y el proceso  de control  de  vacaciones  en el sistema .

  6.1 Columna  Administracion : Esta  compuesta el nombre  de  la  compañía  y  una  serie  de  menús  colgantes .

•     Compañía

• Tipo  de  empleado :aquí  se  debe  indicar  si es  un empleado  que se  encuentra  en condicion de  pensionado  o  no  pensionado. 

• Activo  : Esta  sera  la  condicion  del  funcionario  en  el sistema si  se  encuentra  activo  o  inactivo  ,se  aclara que en esta  funcionalidad  no  se  activan en el sistema  los  funcionarios  va  muy  de  la  mano  con el proceso  de  accion de nombramiento.

• Profesor   En el  caso  de  funcionarios  docentes  deberá  seleccionarse  la  opcion si  ,   en  caso  contrario  se  seleccionara  no .

• Fondo de Pensión Administrador por: En esta  opción el  usuario  deberá  seleccionar  la  operadora  de  pensiones que administra  la  pensión  complementaria  del funcionario . 

• Régimen de Pensiones: En esta opcion el  usuario  deberá  seleccionar  la  entidad  por la  cual   esta  acogido  el  funcionario  para  el  calculo  de  la  pensión  por  invalidez  o vejez .

• Salario Protegido: Esta  opcion esta  habilitada  para el Sector Publico en  caso  de  que el  funcionario  tenga  deducciones  a  su salario  por  embargos  , pensiones  y  otros  rebajos , la  ley  lo  faculta  a  proteger una  parte  minima  de  su  salario. En el caso  del  Sector  Privado  esta  opcion no  es utilizada  por tanto  puede  quedar en  0.

• Autorizado para pago de Dietas: Esta  opcion esta  habilitada  para  el  Sector  Publico  , este indicador  esta dirigido  a  funcionarios  públicos  cuyo  pago  se  realiza  por  medio  de  Dietas  o  (Planilla especial para el  pago Dietas ) , para  el Sector  Privado  no  es  necesario  levantar  este  indicador.

  6.2 Entidades  Gubernamentales : Esta  columna  va  dirigida  tanto  al  sector publico  y  privado , es  muy importante  completar  estos  datos  por  la  integración que tiene  con  el  control  de  vacaciones. 

• Fecha de Ingreso : Se debe  registrar   la  fecha en la  cual  se realiza  la  contratación,la  misma  puede  ser  registrada  o seleccionada  en el calendario  que esta  del  lado  derecho. 

Fecha de Inicio para Vacaciones: Esta  fecha  es  la  misma  que se  registrara en fecha  de ingreso , la  misma  puede  ser  registrada  o seleccionada  en el calendario  que esta  del  lado  derecho.

6.3 Datos  para  Anualidad : Esta  opcion  esta  dirigida  tanto para el sector  privado  o sector  publico. Es importante  que  estos  datos  no  queden  sin  completar.

• Fecha de Inicio para Anualidad: En  esta opcion  los usuarios  del  Sector  Publico  deberán registrar la  fecha de el  estudio realizado  para  el  reconocimiento  de anualidades de  las  otras  instituciones  en las  cuales  el  funcionario  haya brindado sus  servicios  , en caso  de  no  tener  se  procederá  a  registrar la misma  fecha  de  ingreso.Para  el Sector  Privado  es  importante registrar  la fecha  de  ingreso  del  funcionario  en esta  casilla  con el  objetivo   que  sistema reconozca   este Dato  para el calculo  de  vacaciones. 
• Años reconocidos: La finalidad  de  este espacio es  registrar  los  años  reconocidos  en el  estudio  de  reconocimiento de  anualidades, esta  dirigido  para  el Sector  Publico , en el caso  del Sector Privado  se puede  omitir  dejándolo  en 0.
• Años Antiguedad Actual: Este espacio  no es  edita ble ,   este es  un  proceso  de  control, en donde  el  sistema  lleva  el conteo  de  los  años  que  va  sumando  el  funcionario  en estado  activo , en una  Institucion Publica  mas  los  años  reconocidos.

6.4 Datos  de  calculo  varios: Esta columna  no contiene  espacios  edita bles, son de  caracter  informativo  y  de  control.   

•    Última Vacación Calculada: Esta  opción le  permitirá  al  funcionario  de  Recursos  Humanos visualizar  la  ultima  fecha  en la  cual el sistema  realizo  un reconocimiento  en el  control de  vacaciones al funcionario.

• Última Antiguedad Calculada: Esta  opción esta  integrada  con  el Reconocimiento de vacaciones  por antiguedad ,va dirigida a aquellos funcionarios  que  la  Institucion   o Empresa  hace  un reconocimiento especial  por  tener  tantos años  al  servicio. Para  aquellos  colaboradores  que  disfruten  de este  beneficio , en esta opcion se  va  visualizar  la  ultima  fecha  de  reconocimiento.

• Último Periodo de Aguinaldo Pagado: Aquí  se  detallara la  ultima  fecha  que  el  sistema reconoció para  el calculo  de  aguinaldo.

• Último mes de Aguinaldo Pagado: El sistema  detalla  el  ultimo  mes  que se  realizo  el calculo  de  aguinaldo.

Fecha de Último Pago de Aguinaldo:En caso    de pago  de  aguinaldo , el  sistema  reportara  la  ultima fecha en  la  cual se  realizo.

6.5 Forma  de  Pago :La Finalidad  de  esta  columna  es indicar  las  condiciones  en las  cuales  se  le  va  realizar  el pago  al nuevo  funcionario.

• Banco donde se paga: El usuario  debe  indicar el  banco  donde se va  realizar el  pago.

• Moneda de Pago (*): Se debe seleccionar  la  moneda  de  pago.

• No. de Cuenta: Se debe  registrar  la  cuenta  bancaria este  campo  es solo  referencial,ya  que al agregar el  expediente, el  sistema va  desplegar  una  serie  de pestañas  nuevas ,   entre  ellas  la  de  Cuentas Bancarias  donde  se  deberá  registrar la cuenta Corriente  ,SINPE e IBAN.

• Forma de Pago (*): En este menú  colgante se  seleccionara  la  modalidad  de  pago.

• Referencia (BSJO): Este  espacio  esta destinado  para aquellas  personas  al  las  cuales  se  les  va  realizar  el  pago  por  medio  del Banco  Bac San José. 

• Observaciones al Expediente:Esta  ventana  permite al  usuario incluir  informacion general  del  nuevo  personal  contratado  

• Colegio Profesional al que Pertenece:En caso  de  estar Colegiado  el  funcionario  en algun Colegio  Profesional  en  base a  su  carrera Profesional  se  registrara  en  este espacio.

• Presenta Declaración Jurada:

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• PLA-ACC-NOMBRA-ANU:Anular acciones  de  nombramiento  
• PLA-ACC-NOMBRA-DEL:Eliminar  el  registro  de  nombramiento  de  personal 
• PLA-ACC-NOMBRA-IMP:Imprimir el registro nombramientos de personal 
• PLA-ACC-NOMBRA-INS:Insertar enel  registro de nombramientos de  personal.
• PLA-ACCNOMBRA-SEL
•  PLA-ACC-NOMBRA-UPD
• PLA-CONTROL-PLAZA-NOMBRA-UPD