Introducción

Este proceso tiene como finalidad explicar al docente cómo agregar las notas de los estudiantes, facilitando la administración académica. A través de esta opción, se pueden registrar y controlar las notas y evaluaciones, realizar cambios de porcentaje en las evaluaciones (si la institución lo tiene permitido), dar seguimiento a las ausencias de los estudiantes y enviar recordatorios, manteniendo una comunicación oportuna con ellos

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Tener acceso al módulo Servicio al Docente
• Tener materias asignadas en el período establecido
• Para poder formalizar las notas, deben encontrarse abiertas las fechas de ingreso de notas en el módulo Gestión Estudiantil / Parámetros / Períodos de Admisión por Sede, en la sub-cejilla “Parámetros para el registro de notas”

¿Cómo registrar una Acta de notas?

1. Ingresar al módulo Servicio al Docente / Parámetros / Actas de notas
2. Se debe presionar el botón de AGREGAR
3. Se debe completar los datos solicitados
4. Seleccionar nuevamente el botón Agregar para guardar el registro
5. Ir a al Cejilla Novedades: Esta habilitada para agregar, eventos, reglamentos, actividades, entre otros.
6. Se debe presionar el botón de AGREGAR
7. Se debe completar los datos solicitados
8. Seleccionar nuevamente el botón Agregar para guardar el registro
9. Ir a la Cejilla Evaluaciones: Esta habilitada para agregar las evaluaciones del curso, si el indicar esta encendido " Permitir modificar el porcentaje entre el rango mínimo y máximo"
10. Se debe presionar el botón de AGREGAR
11. Se debe completar los datos solicitados
12. Seleccionar nuevamente el botón Agregar para guardar el registro
13. Ir a la Cejilla Por Evaluación: Esta habilitada para asignar el porcentaje de cada evaluación de acuerdo al rango de 0 a 10; indicando el estado del curso de acuerdo al Promedio Final (P.F)
14. Ir a la Cejilla Justificación: Esta habilitada para agregar una justificación cuando el tipo de acta sea Acta de Cambio.
15. Ir a la Cejilla Estudiantes Matriculados: Esta habilitada para visualizar los estudiantes matriculados en el curso.
16. Ir a la Cejilla Estu. Matriculados Extraordinario: Esta habilitada para visualizar los estudiantes que cancelaron el examen extraordinario.
17. Ir a la Cejilla Imprimir:  Esta habilitada para visualizar el acta de notas.

• Botón Enviar Acta:

  • Trasladar formalmente el acta de notas al módulo administrativo de Gestión Estudiantil / Actas / Formalizar Actas de Notas para su posterior autorización y cierre definitivo. 

  • Servir como bitácora y evidencia visual dentro del panel del docente, reflejando de forma inmediata el cambio en la columna "Enviado" con el valor "Sí". 

• Botón Procesos / “Notificar Acta Correo Docente” : Envía por correo electrónico el acta al docente

  • Deja ver el resultado real impreso con los encabezados con código y nombre de la materia, grupo, fechas de inicio y finalización, periodo cronológico, horario y el nombre del profesor asignado. 

  • La matriz de alumnos con su número de carné, nombre completo, promedio final obtenido y su respectiva condición académica (ej. "A" de Aprobado).

Validaciones para crear un Acta de notas:

1. Secuencia lógica obligatoria: El sistema bloquea el flujo si el docente intenta iniciar el periodo con un tipo de documento distinto. Se parametrizó que la primera acta registrada para la materia deba ser, obligatoriamente, el Acta Ordinaria. 

2. Validación de duplicidad ordinaria: El sistema restringe la creación de actas consecutivas del mismo tipo, limitando el registro a un máximo de una (1) acta ordinaria por materia. 

3. Validación de actas de cambio: Se mantiene la alerta de seguridad si se intenta exceder el límite establecido de dos (2) actas de cambio

4. Automatización de Actas Ordinarias: Ahora, el acta ordinaria se genera de forma automática en la ruta Servicio al docente / Parámetros / Acta de notas en el mismo instante en que el curso se crea y se publica en la Oferta Académica. El sistema registra la acción bajo el usuario que creó dicha oferta (ej. "soporte")

5. Validaciones de Bloqueo: Se integró una alerta de bloqueo en la interfaz. Si un usuario intenta registrar un acta de Cambio o Extraordinaria mientras exista un acta previa en estado "Registrado" (sin formalizar), el sistema detiene el proceso y despliega el mensaje de error: “No se puede crear el acta porque existe un acta que aún se encuentra sin formalizar para esta materia”.

6. Se introdujo una validación extra que bloquea el envío de actas vacías. Si se intenta enviar un acta sin calificaciones, el sistema muestra el error: “No se puede enviar un acta sin registros”

Permisos

Estos son los permisos disponibles