¿Cómo registrar una Acta de Notas?

Introducción

Este proceso tiene como finalidad explicar al docente cómo agregar las notas de los estudiantes, facilitando la administración académica. A través de esta opción, se pueden registrar y controlar las notas y evaluaciones, realizar cambios de porcentaje en las evaluaciones (si la institución lo tiene permitido), dar seguimiento a las ausencias de los estudiantes y enviar recordatorios, manteniendo una comunicación oportuna con ellos

Prerrequisitos

Usuario con acceso al sistema

Tener acceso al módulo Servicio al Docente

Tener materias asignadas en el período establecido

Para poder formalizar las notas, deben encontrarse abiertas las fechas de ingreso de notas en el módulo Gestión Estudiantil / Parámetros / Períodos de Admisión por Sede, en la sub-cejilla “Parámetros para el registro de notas”

¿Cómo registrar una Acta de notas?

Ingresar al módulo Servicio al Docente / Parámetros / Actas de notas
Presionar el botón de Agregar
Se debe completar los campos requeridos
1. Sede: Permite seleccionar la sede en la que se impartió la materia
2. Año: Permite seleccionar el año académico correspondiente al acta
3. Periodo: Permite seleccionar el periodo académico en el que se impartió la materia
4. Materia: Permite seleccionar la materia para la que se generará el acta
5. Grupo: Permite seleccionar el grupo al que corresponde la materia
6. Tipo de acta: Permite seleccionar el tipo de acta que deseas gestionar, según las opciones disponibles en el sistema
7. Acta impresa: Permite identificar si el acta ya fue impresa.
8. Estado: Permite visualizar el estado actual del acta dentro del sistema
Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
Ir a la Cejilla Novedades, está habilitada para registrar y publicar información de interés, como eventos, reglamentos, actividades, entre otros
1. Presionar el botón Agregar
2. Completar los campos requeridos
  1. La sección Novedades está habilitada para ingresar la información de la novedad
    1. Fecha: Permite ingresar la fecha correspondiente a la novedad
    2. Tipo de novedad: Permite seleccionar la categoría a la que pertenece la novedad, según las opciones disponibles en el sistema
    3. Texto: Permite ingresar el contenido o la descripción de la novedad que deseas comunicar
    4. Filtro a aplicar: Permite ingresar si el filtro va a aplicar o no
  2. La sección Adjunto está habilitada para agregar archivos relacionados con la novedad, como documentos o información complementaria
3. Presionar el botón Agregar para guardar el registro
Ir a la Cejilla Evaluaciones, está habilitada para registrar y configurar las evaluaciones que se utilizarán para calificar a los estudiantes en la materia
1. Presionar el botón Agregar
2. Completar los campos requeridos
  1. Cód. Evaluación: Permite ingresar el código que identifica la evaluación
  2. Descripción: Permite ingresar el nombre o la descripción de la evaluación
  3. Porcentaje: Permite indicar el porcentaje que representa la evaluación dentro de la calificación final
  4. Tipo de nota: Permite seleccionar el tipo de nota que se utilizará para registrar la calificación de la evaluación
  5. Cód. Evaluación: Permite seleccionar el concepto al que corresponde la nota, como primer examen parcial, asistencia, examen final, entre otros, según las opciones disponibles en el sistema
  6. Orden: Permite establecer el orden en que se mostrará la evaluación
  7. Aplica a prueba de sustitución: Permite indicar si la evaluación aplica para una prueba de sustitución
3. Presionar el botón Agregar para guardar el registro
Ir a la Cejilla Por Evaluación, está habilitada para asignar el porcentaje correspondiente a cada evaluación, según la escala de calificación indicada en el sistema y de acuerdo con los criterios establecidos por la institución, así como indicar el estado del curso según el Promedio Final (P. F.)
Ir a la Cejilla Justificación, está habilitada para registrar una justificación cuando el tipo de acta sea Acta de Cambio
1. Seleccionar con un clic el registro que aparece en pantalla
2. En el campo Estado, seleccionar la condición de la materia, como aprobada, incompleta u otra opción disponible en el sistema
3. En el campo Justificación, ingresar el motivo por el cual se realiza el cambio en el acta
4. Presionar el botón Actualizar para guardar los cambios
Ir a la Cejilla Estudiantes Matriculados, está habilitada para visualizar los estudiantes matriculados en el curso
Ir a la Cejilla Estudiantes Matriculados Extraordinario, está habilitada para visualizar los estudiantes matriculados que realizaron el pago correspondiente al examen extraordinario
Ir a la Cejilla Imprimir, está habilitada para visualizar e imprimir el acta de notas del curso
Ir a la Cejilla General, encontrarás los siguientes botones que permiten realizar estas acciones:
1. Enviar Acta: Permite trasladar formalmente el acta de notas al módulo administrativo Gestión Estudiantil / Actas / Formalizar Actas de Notas, donde continuará el proceso de autorización y cierre definitivo. Una vez enviada, podrás verificar que la columna Enviado muestre el valor Sí, indicando que el acta fue enviada correctamente
2. Proceso: Al seleccionar este botón, encontrarás la opción Notificar Acta Correo Docente, que permite enviar el acta por correo electrónico al docente. El documento incluye los encabezados con el código y nombre de la materia, grupo, fechas de inicio y finalización, periodo cronológico, horario y nombre del profesor asignado. También muestra la matriz de alumnos con su número de carné, nombre completo, promedio final obtenido y la condición académica correspondiente (por ejemplo, A para Aprobado)

Aclaraciones

Secuencia lógica obligatoria: El sistema bloquea el flujo si el docente intenta iniciar el periodo con un tipo de documento distinto. Se parametrizó que la primera acta registrada para la materia deba ser, obligatoriamente, el Acta Ordinaria.

Validación de duplicidad ordinaria: El sistema restringe la creación de actas consecutivas del mismo tipo, limitando el registro a un máximo de una (1) acta ordinaria por materia.

Validación de actas de cambio: Se mantiene la alerta de seguridad si se intenta exceder el límite establecido de dos (2) actas de cambio

Automatización de Actas Ordinarias: Ahora, el acta ordinaria se genera de forma automática en la ruta Servicio al docente / Parámetros / Acta de notas en el mismo instante en que el curso se crea y se publica en la Oferta Académica. El sistema registra la acción bajo el usuario que creó dicha oferta (ej. "soporte")

Validaciones de Bloqueo: Se integró una alerta de bloqueo en la interfaz. Si un usuario intenta registrar un acta de Cambio o Extraordinaria mientras exista un acta previa en estado "Registrado" (sin formalizar), el sistema detiene el proceso y despliega el mensaje de error: “No se puede crear el acta porque existe un acta que aún se encuentra sin formalizar para esta materia”.

Se introdujo una validación extra que bloquea el envío de actas vacías. Si se intenta enviar un acta sin calificaciones, el sistema muestra el error: “No se puede enviar un acta sin registros”

Permisos

Estos son los permisos disponibles

SAP-ACTAS-NOTAS-SEL     Agregar en Actas de Notas

SAP-ACTAS-NOTAS-DEL     Eliminar en Actas de Notas

SAP-ACTAS-NOTAS-SEL     Ingresar en Actas de Notas

SAP-ACTAS-NOTAS-EXP     Exportar en Actas de Notas

SAP-ACTAS-NOTAS-UPD     Actualizar en Actas de Notas

SAP-ACTAS-NOTAS-INS     Agregar en Actas de Notas

SAP-ACTAS-NOTAS-IMP     Reporte / Imprimir en Actas de Notas

MGE-ACTAS-AUTORIZAR    Formalizar Acta de Notas

MGE-ACTAS-AUTORIZAR    Enviar correo actas

Procesos relacionados

PARÁMETROS